«Детский мир»: как перевести 18 000 сотрудников из 440 городов на КЭДО в Saby и сэкономить 8 млн ₽
Исходные данные, описание задачи:
Крупнейший ритейлер представлен в 440 городах России, от Калининграда до Петропавловска-Камчатска. В структуру бизнеса входят > 1 200 розничных магазинов, 6 распределительных центров и два юрлица, за которыми закреплены более 18 000 сотрудников.
Внедрение КЭДО в Saby Staff для такого крупного бизнеса стало безусловной необходимостью: многотысячный штат и столько же кадровых процессов со сложной логистикой документов. Например, только в рознице ~ 100 людей ежедневно принимаются на новое место работы или уходят из компании. В летний период это число сотрудников значительно увеличивается, как и объем работы в кадровых отделах.
Руководство «Детского мира» приняло решение о переводе бумажных кадровых процессов в сервис Saby Staff. Запуск пилотного проекта начали с направления «ДМ Тех» на 200 сотрудников с последующим масштабированием на все розничное направление.
Цели проекта:
Крупнейший ритейлер представлен в 440 городах России, от Калининграда до Петропавловска-Камчатска. В структуру бизнеса входят > 1 200 розничных магазинов, 6 распределительных центров и два юрлица, за которыми закреплены более 18 000 сотрудников.
Внедрение КЭДО в Saby Staff для такого крупного бизнеса стало безусловной необходимостью: многотысячный штат и столько же кадровых процессов со сложной логистикой документов. Например, только в рознице ~ 100 людей ежедневно принимаются на новое место работы или уходят из компании. В летний период это число сотрудников значительно увеличивается, как и объем работы в кадровых отделах.
Руководство «Детского мира» приняло решение о переводе бумажных кадровых процессов в сервис Saby Staff. Запуск пилотного проекта начали с направления «ДМ Тех» на 200 сотрудников с последующим масштабированием на все розничное направление.
Цели проекта:
- Оптимизировать организационно-кадровые процессы.
- Сократить время сотрудников и HR-специалистов на оформление кадровых документов.
- Экономия на бумаге и расходных материалах.
- Минимизировать риски потери и порчи кадровых документов.
- Повысить прозрачность кадровых процессов с помощью внедрения КЭДО.
КЕЙС 3
Описание кейса / решения
1 этап: адаптация функционала КЭДО в Saby под кадровые процессы торговой сети
Запуск пилота начали с юрлица «ДМ Тех». Это ИТ-подразделение, где трудятся разработчики, тестировщики, дизайнеры и многие другие. На момент начала проекта команда состояла из 200 человек. В настоящее время более 800.
Особенность выбора именно этого подразделения заключалось в том, что 70% персонала — это удаленщики, с которым трудно поддерживать документооборот на бумаге.
Настройка личного кабинета КЭДО в Saby Staff одновременно сопровождалась разработкой утвержденных нормативных документов по КЭДО в Группе Компаний «Детский мир». Также специалисты внедрения Saby проводили необходимые интеграции с учетной системой ритейлера 1С. Модуль расширения стал решением для объединения программ Saby Staff с другой учетной системой. C ним документы можно выгружать автоматически.
Вместе с настройкой форм и шаблонов кадровых документов мы реализовали маршрутизацию документооборота с учетом должности и места работы сотрудника. В системе сконфигурированы разные сценарии — для розницы и офисных подразделений.
Это позволило автоматически формировать именно тот набор документов, который требуется конкретному сотруднику.
Например, для всех работников предусмотрено обязательное ознакомление с локальными нормативными актами компании — этот маршрут единый. А вот документы, касающиеся специфики работы в магазинах или на складах, система подает только тем, кто действительно работает в этих подразделениях.
2 этап: регистрация сотрудников пилотного подразделения и обучение
После подготовки кабинета Saby Staff к запуску участники проекта перешли к загрузке данных сотрудников в систему и рассылке приглашений на регистрацию.
В дальнейшем для сотрудников розничных точек были разработаны гайды. В них описали правила, как запустить заявление на отпуск, заказать справку и пр.
3 этап: масштабирование проекта
За 4 месяца регистрацию в личном кабинете прошли > 14 000 пользователей. Еще в течение пары месяцев число выросло до 18 000.
В кейсе задействовали дополнительные возможности платформы Saby Staff, чтобы упростить не только кадровый документооборот, но и повседневную работу HR-команды и линейных сотрудников.
Сроки реализации
апрель 2023 — март 2024
Результаты ДО и ПОСЛЕ
На КЭДО в Saby Staff переведены все кадровые процессы розничной компании
В числе автоматизированных процессов: прием на работу по ТК РФ или ГПХ, любые заявления от работников, справки с места работы, отпуска любых видов, изменение мотивационной части, график отпусков, ознакомление с ЛНА, изменение должности сотрудника или подразделения, карты СОУТ, изменение графика работы, изменение условий труда, служебные записки и др.
За 2 года в "Детском мире" через Saby Staff подписано > 250 000 документов.
ИТ-решение снизило нагрузку на сотрудников «Детского мира» в области документооборота
Почти 70% опрошенных сотрудников «Детского мира» подтвердили, что Saby Staff сокращает время на решение любых кадровых вопросов. Такой показатель удалось получить в ходе опроса в личном кабинете сотрудника Saby.
ДО автоматизации директора магазинов могли быть перегружены нетиповыми задачами: не в каждой розничной точке могут находиться кадровые специалисты. Приходилось работать с заявлениями сотрудников: согласовывать, подписывать, передавать в кадровую службу и пр.
ПОСЛЕ внедрения КЭДО все операции перешли в онлайн-формат без временных трудозатрат. Сотрудники работают с электронными документами с ПК или мобильного приложения. Как показали опросы, 83% пользователей работают через мобильную версию.
Снизили финансовые затраты на бумажный документооборот
С Saby Staff «Детский мир» сэкономил 2 млн листов бумаги и 8 млн ₽ на бумажных файлах, закупке картриджей и логистике пакетов документов.
В чем полезность и уникальность кейса?
Этот кейс — практический ответ на вопрос: как перевести кадровый документооборот в цифру в компании с десятками тысяч сотрудников, распределенных по всей стране, с минимальной нагрузкой на HR.
Мы реализовали не просто внедрение КЭДО, а комплексное решение, учитывая высокую текучесть персонала, сменные графики и распределенность сотрудников в крупнейшей розничной сети.
Уникальность проекта — в сочетании масштабов, сроков и глубины интеграции. Почти за год с нуля запущена система, которая охватила 18 000 человек. Мы синхронизировали КЭДО с 1С через специальный модуль расширения — без лишних ручных операций, с прямой интеграцией документооборота в бизнес-процессы.
Особенность пилота — работа с ИТ-подразделением, где 70% сотрудников на удаленке. Это позволило сразу протестировать все функции в максимально цифровой среде: удаленная регистрация, электронные подписи, мобильный доступ. После отладки решения мы масштабировали его на розницу — с учетом совсем других условий: там не всегда есть ПК и HR на месте. Мы проработали весь пользовательский путь, создали инструкции, обучающие материалы и настроили процессы под каждую точку.
Итог: десятки тысяч сотрудников подключены к КЭДО, 250 000 документов оформлены за 2 года работы в Saby Staff, нагрузка на кадровые службы существенно снижена. А главное — сотрудники действительно пользуются системой: 83% работают через мобильную версию.
Возможно ли кейс масштабировать в компании и применить для других участников рынка?
Этот кейс изначально проектировался с возможностью масштабирования. Внутри «Детского мира» мы уже распространили КЭДО на 9 региональных центров, с перспективой подключения остальных юрлиц группы.
Техническая архитектура решения и сценарии внедрения подходят для компании с любым штатом сотрудников. Все ключевые элементы: интеграцию с 1С, работу с электронными подписями, мобильный доступ, обучение и поддержку сотрудников — можно масштабировать и даже кастомизировать.
Это решение также применимо для логистики, производственных холдингов, сервисных компаний, где кадры часто работают в полевых условиях и при этом важно строгое соблюдение ТК РФ.
Мы показали, что КЭДО может быть не только юридически корректным, но и удобным — даже в сложной среде с высокой кадровой текучкой и сезонными нагрузками.
1 этап: адаптация функционала КЭДО в Saby под кадровые процессы торговой сети
Запуск пилота начали с юрлица «ДМ Тех». Это ИТ-подразделение, где трудятся разработчики, тестировщики, дизайнеры и многие другие. На момент начала проекта команда состояла из 200 человек. В настоящее время более 800.
Особенность выбора именно этого подразделения заключалось в том, что 70% персонала — это удаленщики, с которым трудно поддерживать документооборот на бумаге.
Настройка личного кабинета КЭДО в Saby Staff одновременно сопровождалась разработкой утвержденных нормативных документов по КЭДО в Группе Компаний «Детский мир». Также специалисты внедрения Saby проводили необходимые интеграции с учетной системой ритейлера 1С. Модуль расширения стал решением для объединения программ Saby Staff с другой учетной системой. C ним документы можно выгружать автоматически.
Вместе с настройкой форм и шаблонов кадровых документов мы реализовали маршрутизацию документооборота с учетом должности и места работы сотрудника. В системе сконфигурированы разные сценарии — для розницы и офисных подразделений.
Это позволило автоматически формировать именно тот набор документов, который требуется конкретному сотруднику.
Например, для всех работников предусмотрено обязательное ознакомление с локальными нормативными актами компании — этот маршрут единый. А вот документы, касающиеся специфики работы в магазинах или на складах, система подает только тем, кто действительно работает в этих подразделениях.
2 этап: регистрация сотрудников пилотного подразделения и обучение
После подготовки кабинета Saby Staff к запуску участники проекта перешли к загрузке данных сотрудников в систему и рассылке приглашений на регистрацию.
В дальнейшем для сотрудников розничных точек были разработаны гайды. В них описали правила, как запустить заявление на отпуск, заказать справку и пр.
3 этап: масштабирование проекта
За 4 месяца регистрацию в личном кабинете прошли > 14 000 пользователей. Еще в течение пары месяцев число выросло до 18 000.
В кейсе задействовали дополнительные возможности платформы Saby Staff, чтобы упростить не только кадровый документооборот, но и повседневную работу HR-команды и линейных сотрудников.
- Запуск видеоконференций в рамках личного кабинета. Сотруднику не нужно переходить в отдельные программы, в календаре достаточно выбрать дату и время совещания, а программа позвонит участникам звонка.
- Хранение информации осуществляется на диске компании. Например, инструкции. Их можно разграничить и настроить доступ для определенных сотрудников: руководителей или кадровых специалистов.
- Получение обратной связи от сотрудников. Функционал опросов помогает собрать отзывы о мероприятии, оценить вовлеченность сотрудников, провести исследование мнений по нескольким параметрам. С помощью такого инструмента HR-специалисты «Детского мира» измерили эффективность решения кадровых вопросов с помощью КЭДО.
Сроки реализации
апрель 2023 — март 2024
Результаты ДО и ПОСЛЕ
На КЭДО в Saby Staff переведены все кадровые процессы розничной компании
В числе автоматизированных процессов: прием на работу по ТК РФ или ГПХ, любые заявления от работников, справки с места работы, отпуска любых видов, изменение мотивационной части, график отпусков, ознакомление с ЛНА, изменение должности сотрудника или подразделения, карты СОУТ, изменение графика работы, изменение условий труда, служебные записки и др.
За 2 года в "Детском мире" через Saby Staff подписано > 250 000 документов.
ИТ-решение снизило нагрузку на сотрудников «Детского мира» в области документооборота
Почти 70% опрошенных сотрудников «Детского мира» подтвердили, что Saby Staff сокращает время на решение любых кадровых вопросов. Такой показатель удалось получить в ходе опроса в личном кабинете сотрудника Saby.
ДО автоматизации директора магазинов могли быть перегружены нетиповыми задачами: не в каждой розничной точке могут находиться кадровые специалисты. Приходилось работать с заявлениями сотрудников: согласовывать, подписывать, передавать в кадровую службу и пр.
ПОСЛЕ внедрения КЭДО все операции перешли в онлайн-формат без временных трудозатрат. Сотрудники работают с электронными документами с ПК или мобильного приложения. Как показали опросы, 83% пользователей работают через мобильную версию.
Снизили финансовые затраты на бумажный документооборот
С Saby Staff «Детский мир» сэкономил 2 млн листов бумаги и 8 млн ₽ на бумажных файлах, закупке картриджей и логистике пакетов документов.
В чем полезность и уникальность кейса?
Этот кейс — практический ответ на вопрос: как перевести кадровый документооборот в цифру в компании с десятками тысяч сотрудников, распределенных по всей стране, с минимальной нагрузкой на HR.
Мы реализовали не просто внедрение КЭДО, а комплексное решение, учитывая высокую текучесть персонала, сменные графики и распределенность сотрудников в крупнейшей розничной сети.
Уникальность проекта — в сочетании масштабов, сроков и глубины интеграции. Почти за год с нуля запущена система, которая охватила 18 000 человек. Мы синхронизировали КЭДО с 1С через специальный модуль расширения — без лишних ручных операций, с прямой интеграцией документооборота в бизнес-процессы.
Особенность пилота — работа с ИТ-подразделением, где 70% сотрудников на удаленке. Это позволило сразу протестировать все функции в максимально цифровой среде: удаленная регистрация, электронные подписи, мобильный доступ. После отладки решения мы масштабировали его на розницу — с учетом совсем других условий: там не всегда есть ПК и HR на месте. Мы проработали весь пользовательский путь, создали инструкции, обучающие материалы и настроили процессы под каждую точку.
Итог: десятки тысяч сотрудников подключены к КЭДО, 250 000 документов оформлены за 2 года работы в Saby Staff, нагрузка на кадровые службы существенно снижена. А главное — сотрудники действительно пользуются системой: 83% работают через мобильную версию.
Возможно ли кейс масштабировать в компании и применить для других участников рынка?
Этот кейс изначально проектировался с возможностью масштабирования. Внутри «Детского мира» мы уже распространили КЭДО на 9 региональных центров, с перспективой подключения остальных юрлиц группы.
Техническая архитектура решения и сценарии внедрения подходят для компании с любым штатом сотрудников. Все ключевые элементы: интеграцию с 1С, работу с электронными подписями, мобильный доступ, обучение и поддержку сотрудников — можно масштабировать и даже кастомизировать.
Это решение также применимо для логистики, производственных холдингов, сервисных компаний, где кадры часто работают в полевых условиях и при этом важно строгое соблюдение ТК РФ.
Мы показали, что КЭДО может быть не только юридически корректным, но и удобным — даже в сложной среде с высокой кадровой текучкой и сезонными нагрузками.
Результат
18 000 сотрудников «Детского мира» из 440 городов переведены на Saby Staff за 3 месяца
Описание кейса / решения
1 этап: адаптация функционала КЭДО в Saby под кадровые процессы торговой сети
Запуск пилота начали с юрлица «ДМ Тех». Это ИТ-подразделение, где трудятся разработчики, тестировщики, дизайнеры и многие другие. На момент начала проекта команда состояла из 200 человек. В настоящее время более 800.
Особенность выбора именно этого подразделения заключалось в том, что 70% персонала — это удаленщики, с которым трудно поддерживать документооборот на бумаге.
Настройка личного кабинета КЭДО в Saby Staff одновременно сопровождалась разработкой утвержденных нормативных документов по КЭДО в Группе Компаний «Детский мир». Также специалисты внедрения Saby проводили необходимые интеграции с учетной системой ритейлера 1С. Модуль расширения стал решением для объединения программ Saby Staff с другой учетной системой. C ним документы можно выгружать автоматически.
Вместе с настройкой форм и шаблонов кадровых документов мы реализовали маршрутизацию документооборота с учетом должности и места работы сотрудника. В системе сконфигурированы разные сценарии — для розницы и офисных подразделений.
Это позволило автоматически формировать именно тот набор документов, который требуется конкретному сотруднику.
Например, для всех работников предусмотрено обязательное ознакомление с локальными нормативными актами компании — этот маршрут единый. А вот документы, касающиеся специфики работы в магазинах или на складах, система подает только тем, кто действительно работает в этих подразделениях.
2 этап: регистрация сотрудников пилотного подразделения и обучение
После подготовки кабинета Saby Staff к запуску участники проекта перешли к загрузке данных сотрудников в систему и рассылке приглашений на регистрацию.
В дальнейшем для сотрудников розничных точек были разработаны гайды. В них описали правила, как запустить заявление на отпуск, заказать справку и пр.
3 этап: масштабирование проекта
За 4 месяца регистрацию в личном кабинете прошли > 14 000 пользователей. Еще в течение пары месяцев число выросло до 18 000.
В кейсе задействовали дополнительные возможности платформы Saby Staff, чтобы упростить не только кадровый документооборот, но и повседневную работу HR-команды и линейных сотрудников.
Сроки реализации
апрель 2023 — март 2024
Результаты ДО и ПОСЛЕ
На КЭДО в Saby Staff переведены все кадровые процессы розничной компании
В числе автоматизированных процессов: прием на работу по ТК РФ или ГПХ, любые заявления от работников, справки с места работы, отпуска любых видов, изменение мотивационной части, график отпусков, ознакомление с ЛНА, изменение должности сотрудника или подразделения, карты СОУТ, изменение графика работы, изменение условий труда, служебные записки и др.
За 2 года в "Детском мире" через Saby Staff подписано > 250 000 документов.
ИТ-решение снизило нагрузку на сотрудников «Детского мира» в области документооборота
Почти 70% опрошенных сотрудников «Детского мира» подтвердили, что Saby Staff сокращает время на решение любых кадровых вопросов. Такой показатель удалось получить в ходе опроса в личном кабинете сотрудника Saby.
ДО автоматизации директора магазинов могли быть перегружены нетиповыми задачами: не в каждой розничной точке могут находиться кадровые специалисты. Приходилось работать с заявлениями сотрудников: согласовывать, подписывать, передавать в кадровую службу и пр.
ПОСЛЕ внедрения КЭДО все операции перешли в онлайн-формат без временных трудозатрат. Сотрудники работают с электронными документами с ПК или мобильного приложения. Как показали опросы, 83% пользователей работают через мобильную версию.
Снизили финансовые затраты на бумажный документооборот
С Saby Staff «Детский мир» сэкономил 2 млн листов бумаги и 8 млн ₽ на бумажных файлах, закупке картриджей и логистике пакетов документов.
В чем полезность и уникальность кейса?
Этот кейс — практический ответ на вопрос: как перевести кадровый документооборот в цифру в компании с десятками тысяч сотрудников, распределенных по всей стране, с минимальной нагрузкой на HR.
Мы реализовали не просто внедрение КЭДО, а комплексное решение, учитывая высокую текучесть персонала, сменные графики и распределенность сотрудников в крупнейшей розничной сети.
Уникальность проекта — в сочетании масштабов, сроков и глубины интеграции. Почти за год с нуля запущена система, которая охватила 18 000 человек. Мы синхронизировали КЭДО с 1С через специальный модуль расширения — без лишних ручных операций, с прямой интеграцией документооборота в бизнес-процессы.
Особенность пилота — работа с ИТ-подразделением, где 70% сотрудников на удаленке. Это позволило сразу протестировать все функции в максимально цифровой среде: удаленная регистрация, электронные подписи, мобильный доступ. После отладки решения мы масштабировали его на розницу — с учетом совсем других условий: там не всегда есть ПК и HR на месте. Мы проработали весь пользовательский путь, создали инструкции, обучающие материалы и настроили процессы под каждую точку.
Итог: десятки тысяч сотрудников подключены к КЭДО, 250 000 документов оформлены за 2 года работы в Saby Staff, нагрузка на кадровые службы существенно снижена. А главное — сотрудники действительно пользуются системой: 83% работают через мобильную версию.
Возможно ли кейс масштабировать в компании и применить для других участников рынка?
Этот кейс изначально проектировался с возможностью масштабирования. Внутри «Детского мира» мы уже распространили КЭДО на 9 региональных центров, с перспективой подключения остальных юрлиц группы.
Техническая архитектура решения и сценарии внедрения подходят для компании с любым штатом сотрудников. Все ключевые элементы: интеграцию с 1С, работу с электронными подписями, мобильный доступ, обучение и поддержку сотрудников — можно масштабировать и даже кастомизировать.
Это решение также применимо для логистики, производственных холдингов, сервисных компаний, где кадры часто работают в полевых условиях и при этом важно строгое соблюдение ТК РФ.
Мы показали, что КЭДО может быть не только юридически корректным, но и удобным — даже в сложной среде с высокой кадровой текучкой и сезонными нагрузками.
1 этап: адаптация функционала КЭДО в Saby под кадровые процессы торговой сети
Запуск пилота начали с юрлица «ДМ Тех». Это ИТ-подразделение, где трудятся разработчики, тестировщики, дизайнеры и многие другие. На момент начала проекта команда состояла из 200 человек. В настоящее время более 800.
Особенность выбора именно этого подразделения заключалось в том, что 70% персонала — это удаленщики, с которым трудно поддерживать документооборот на бумаге.
Настройка личного кабинета КЭДО в Saby Staff одновременно сопровождалась разработкой утвержденных нормативных документов по КЭДО в Группе Компаний «Детский мир». Также специалисты внедрения Saby проводили необходимые интеграции с учетной системой ритейлера 1С. Модуль расширения стал решением для объединения программ Saby Staff с другой учетной системой. C ним документы можно выгружать автоматически.
Вместе с настройкой форм и шаблонов кадровых документов мы реализовали маршрутизацию документооборота с учетом должности и места работы сотрудника. В системе сконфигурированы разные сценарии — для розницы и офисных подразделений.
Это позволило автоматически формировать именно тот набор документов, который требуется конкретному сотруднику.
Например, для всех работников предусмотрено обязательное ознакомление с локальными нормативными актами компании — этот маршрут единый. А вот документы, касающиеся специфики работы в магазинах или на складах, система подает только тем, кто действительно работает в этих подразделениях.
2 этап: регистрация сотрудников пилотного подразделения и обучение
После подготовки кабинета Saby Staff к запуску участники проекта перешли к загрузке данных сотрудников в систему и рассылке приглашений на регистрацию.
В дальнейшем для сотрудников розничных точек были разработаны гайды. В них описали правила, как запустить заявление на отпуск, заказать справку и пр.
3 этап: масштабирование проекта
За 4 месяца регистрацию в личном кабинете прошли > 14 000 пользователей. Еще в течение пары месяцев число выросло до 18 000.
В кейсе задействовали дополнительные возможности платформы Saby Staff, чтобы упростить не только кадровый документооборот, но и повседневную работу HR-команды и линейных сотрудников.
- Запуск видеоконференций в рамках личного кабинета. Сотруднику не нужно переходить в отдельные программы, в календаре достаточно выбрать дату и время совещания, а программа позвонит участникам звонка.
- Хранение информации осуществляется на диске компании. Например, инструкции. Их можно разграничить и настроить доступ для определенных сотрудников: руководителей или кадровых специалистов.
- Получение обратной связи от сотрудников. Функционал опросов помогает собрать отзывы о мероприятии, оценить вовлеченность сотрудников, провести исследование мнений по нескольким параметрам. С помощью такого инструмента HR-специалисты «Детского мира» измерили эффективность решения кадровых вопросов с помощью КЭДО.
Сроки реализации
апрель 2023 — март 2024
Результаты ДО и ПОСЛЕ
На КЭДО в Saby Staff переведены все кадровые процессы розничной компании
В числе автоматизированных процессов: прием на работу по ТК РФ или ГПХ, любые заявления от работников, справки с места работы, отпуска любых видов, изменение мотивационной части, график отпусков, ознакомление с ЛНА, изменение должности сотрудника или подразделения, карты СОУТ, изменение графика работы, изменение условий труда, служебные записки и др.
За 2 года в "Детском мире" через Saby Staff подписано > 250 000 документов.
ИТ-решение снизило нагрузку на сотрудников «Детского мира» в области документооборота
Почти 70% опрошенных сотрудников «Детского мира» подтвердили, что Saby Staff сокращает время на решение любых кадровых вопросов. Такой показатель удалось получить в ходе опроса в личном кабинете сотрудника Saby.
ДО автоматизации директора магазинов могли быть перегружены нетиповыми задачами: не в каждой розничной точке могут находиться кадровые специалисты. Приходилось работать с заявлениями сотрудников: согласовывать, подписывать, передавать в кадровую службу и пр.
ПОСЛЕ внедрения КЭДО все операции перешли в онлайн-формат без временных трудозатрат. Сотрудники работают с электронными документами с ПК или мобильного приложения. Как показали опросы, 83% пользователей работают через мобильную версию.
Снизили финансовые затраты на бумажный документооборот
С Saby Staff «Детский мир» сэкономил 2 млн листов бумаги и 8 млн ₽ на бумажных файлах, закупке картриджей и логистике пакетов документов.
В чем полезность и уникальность кейса?
Этот кейс — практический ответ на вопрос: как перевести кадровый документооборот в цифру в компании с десятками тысяч сотрудников, распределенных по всей стране, с минимальной нагрузкой на HR.
Мы реализовали не просто внедрение КЭДО, а комплексное решение, учитывая высокую текучесть персонала, сменные графики и распределенность сотрудников в крупнейшей розничной сети.
Уникальность проекта — в сочетании масштабов, сроков и глубины интеграции. Почти за год с нуля запущена система, которая охватила 18 000 человек. Мы синхронизировали КЭДО с 1С через специальный модуль расширения — без лишних ручных операций, с прямой интеграцией документооборота в бизнес-процессы.
Особенность пилота — работа с ИТ-подразделением, где 70% сотрудников на удаленке. Это позволило сразу протестировать все функции в максимально цифровой среде: удаленная регистрация, электронные подписи, мобильный доступ. После отладки решения мы масштабировали его на розницу — с учетом совсем других условий: там не всегда есть ПК и HR на месте. Мы проработали весь пользовательский путь, создали инструкции, обучающие материалы и настроили процессы под каждую точку.
Итог: десятки тысяч сотрудников подключены к КЭДО, 250 000 документов оформлены за 2 года работы в Saby Staff, нагрузка на кадровые службы существенно снижена. А главное — сотрудники действительно пользуются системой: 83% работают через мобильную версию.
Возможно ли кейс масштабировать в компании и применить для других участников рынка?
Этот кейс изначально проектировался с возможностью масштабирования. Внутри «Детского мира» мы уже распространили КЭДО на 9 региональных центров, с перспективой подключения остальных юрлиц группы.
Техническая архитектура решения и сценарии внедрения подходят для компании с любым штатом сотрудников. Все ключевые элементы: интеграцию с 1С, работу с электронными подписями, мобильный доступ, обучение и поддержку сотрудников — можно масштабировать и даже кастомизировать.
Это решение также применимо для логистики, производственных холдингов, сервисных компаний, где кадры часто работают в полевых условиях и при этом важно строгое соблюдение ТК РФ.
Мы показали, что КЭДО может быть не только юридически корректным, но и удобным — даже в сложной среде с высокой кадровой текучкой и сезонными нагрузками.
Результат
18 000 сотрудников «Детского мира» из 440 городов переведены на Saby Staff за 3 месяца