Как оцифровать HR-процессы для 25 000 сотрудников и отказаться от бумажного документооборота: кейс К2Тех и АШАН
До старта проекта кадровый документооборот в торговой сети АШАН Ритейл Россия был преимущественно бумажным и включал значительное количество ручных операций. Процессы требовали физического подписания документов, что приводило к высоким затратам на бумагу, печать, логистику и архивное хранение.
Дополнительную сложность создавала географическая распределенность сотрудников и филиалов, что затрудняло контроль статусов документов и управление процессами. Отсутствовала прозрачность, существовали риски несвоевременного подписания документов и нарушения требований законодательства.
С ростом требований законодательства (377-ФЗ) и увеличением нагрузки на HR-службы возникла необходимость комплексной трансформации процессов. Бизнесу требовалось повысить скорость операций, снизить затраты и обеспечить юридически значимое электронное взаимодействие.
Проект был направлен на цифровизацию полного жизненного цикла сотрудника — от приема и перевода до отпусков, увольнений и работы с локальными нормативными актами, включая процессы подписания, хранения и отчетности.
Дополнительную сложность создавала географическая распределенность сотрудников и филиалов, что затрудняло контроль статусов документов и управление процессами. Отсутствовала прозрачность, существовали риски несвоевременного подписания документов и нарушения требований законодательства.
С ростом требований законодательства (377-ФЗ) и увеличением нагрузки на HR-службы возникла необходимость комплексной трансформации процессов. Бизнесу требовалось повысить скорость операций, снизить затраты и обеспечить юридически значимое электронное взаимодействие.
Проект был направлен на цифровизацию полного жизненного цикла сотрудника — от приема и перевода до отпусков, увольнений и работы с локальными нормативными актами, включая процессы подписания, хранения и отчетности.
Описание кейса / решения
Реализация проекта цифровизации кадрового документооборота была выполнена Компанией К2Тех для торговой сети АШАН и включала создание единого цифрового пространства управления HR-процессами.
В основе решения использованы платформы Directum RX и Directum HR Pro, которые были доработаны под специфику бизнес-процессов заказчика. Также обеспечена интеграция с корпоративными системами SAP HR, Active Directory, Crypto Pro и другими компонентами ИТ-ландшафта.
Проект реализовывался поэтапно в течение 19 месяцев (сентябрь 2024 — март 2026), что позволило обеспечить плавный переход от бумажного документооборота к электронному без остановки бизнес-процессов.
На первом этапе были внедрены базовые процессы (локальные нормативные акты, справки), что позволило быстро подключить большинство сотрудников. Далее реализованы процессы планирования отпусков с интеграцией в SAP HR, затем процессы приема и перевода. На последующих этапах функциональность расширялась, включая новые HR-сценарии и отчетность, а также был внедрен электронный архив.
Сотрудники получили доступ к системе через личный кабинет, где осуществляется взаимодействие с кадровыми документами. Это позволило централизовать хранение и обработку данных, обеспечить прозрачность процессов и контроль статусов документов.
Ключевым фактором успеха стал поэтапный подход с постепенным расширением функциональности и адаптацией системы под бизнес-специфику компании.
Сроки реализации
01.01.2025 — 31.03.2025
Результаты ДО и ПОСЛЕ
До внедрения:
После внедрения:
- согласование отпусков — с дней до часов
В чем полезность и уникальность кейса?
Проект демонстрирует комплексный подход к цифровизации HR-процессов в крупной распределенной компании с большим количеством линейного персонала.
Уникальность заключается в одновременной трансформации полного жизненного цикла сотрудника и внедрении юридически значимого электронного взаимодействия в масштабах порядка 25 000 пользователей.
Дополнительную ценность представляет поэтапная модель внедрения, позволившая минимизировать риски и обеспечить быстрое вовлечение сотрудников с разным уровнем цифровой зрелости.
Проект также показывает, как за счет интеграции с корпоративными системами и глубокой кастомизации можно добиться высокой эффективности и прозрачности процессов.
Возможно ли кейс масштабировать в компании и применить для других участников рынка?
Решение является масштабируемым и может быть применено в других крупных компаниях с распределенной структурой, особенно в ритейле и отраслях с большим числом сотрудников.
Подход с поэтапным внедрением, интеграцией в ИТ-контур и адаптацией под бизнес-процессы позволяет тиражировать практику на другие организации, обеспечивая аналогичные эффекты — снижение затрат, повышение прозрачности и ускорение процессов.
Реализация проекта цифровизации кадрового документооборота была выполнена Компанией К2Тех для торговой сети АШАН и включала создание единого цифрового пространства управления HR-процессами.
В основе решения использованы платформы Directum RX и Directum HR Pro, которые были доработаны под специфику бизнес-процессов заказчика. Также обеспечена интеграция с корпоративными системами SAP HR, Active Directory, Crypto Pro и другими компонентами ИТ-ландшафта.
Проект реализовывался поэтапно в течение 19 месяцев (сентябрь 2024 — март 2026), что позволило обеспечить плавный переход от бумажного документооборота к электронному без остановки бизнес-процессов.
На первом этапе были внедрены базовые процессы (локальные нормативные акты, справки), что позволило быстро подключить большинство сотрудников. Далее реализованы процессы планирования отпусков с интеграцией в SAP HR, затем процессы приема и перевода. На последующих этапах функциональность расширялась, включая новые HR-сценарии и отчетность, а также был внедрен электронный архив.
Сотрудники получили доступ к системе через личный кабинет, где осуществляется взаимодействие с кадровыми документами. Это позволило централизовать хранение и обработку данных, обеспечить прозрачность процессов и контроль статусов документов.
Ключевым фактором успеха стал поэтапный подход с постепенным расширением функциональности и адаптацией системы под бизнес-специфику компании.
Сроки реализации
01.01.2025 — 31.03.2025
Результаты ДО и ПОСЛЕ
До внедрения:
- Бумажный документооборот
- Ручные операции и высокая нагрузка на HR
- Длительные сроки согласования (дни и недели)
- Отсутствие прозрачности статусов документов
- Высокие затраты на бумагу, печать и логистику
После внедрения:
- Полный переход на электронный документооборот через личный кабинет
- Охват - 25 000 сотрудников
- Сокращение сроков:
- согласование отпусков — с дней до часов
- Снижение трудозатрат HR-службы
- Сокращение затрат на бумагу и логистику
- Повышение прозрачности и управляемости процессов
- Рост производительности труда и улучшение операционных показателей
В чем полезность и уникальность кейса?
Проект демонстрирует комплексный подход к цифровизации HR-процессов в крупной распределенной компании с большим количеством линейного персонала.
Уникальность заключается в одновременной трансформации полного жизненного цикла сотрудника и внедрении юридически значимого электронного взаимодействия в масштабах порядка 25 000 пользователей.
Дополнительную ценность представляет поэтапная модель внедрения, позволившая минимизировать риски и обеспечить быстрое вовлечение сотрудников с разным уровнем цифровой зрелости.
Проект также показывает, как за счет интеграции с корпоративными системами и глубокой кастомизации можно добиться высокой эффективности и прозрачности процессов.
Возможно ли кейс масштабировать в компании и применить для других участников рынка?
Решение является масштабируемым и может быть применено в других крупных компаниях с распределенной структурой, особенно в ритейле и отраслях с большим числом сотрудников.
Подход с поэтапным внедрением, интеграцией в ИТ-контур и адаптацией под бизнес-процессы позволяет тиражировать практику на другие организации, обеспечивая аналогичные эффекты — снижение затрат, повышение прозрачности и ускорение процессов.
Результат
Снижение нагрузки на HR-службу более чем на 40%
Описание кейса / решения
Реализация проекта цифровизации кадрового документооборота была выполнена Компанией К2Тех для торговой сети АШАН и включала создание единого цифрового пространства управления HR-процессами.
В основе решения использованы платформы Directum RX и Directum HR Pro, которые были доработаны под специфику бизнес-процессов заказчика. Также обеспечена интеграция с корпоративными системами SAP HR, Active Directory, Crypto Pro и другими компонентами ИТ-ландшафта.
Проект реализовывался поэтапно в течение 19 месяцев (сентябрь 2024 — март 2026), что позволило обеспечить плавный переход от бумажного документооборота к электронному без остановки бизнес-процессов.
На первом этапе были внедрены базовые процессы (локальные нормативные акты, справки), что позволило быстро подключить большинство сотрудников. Далее реализованы процессы планирования отпусков с интеграцией в SAP HR, затем процессы приема и перевода. На последующих этапах функциональность расширялась, включая новые HR-сценарии и отчетность, а также был внедрен электронный архив.
Сотрудники получили доступ к системе через личный кабинет, где осуществляется взаимодействие с кадровыми документами. Это позволило централизовать хранение и обработку данных, обеспечить прозрачность процессов и контроль статусов документов.
Ключевым фактором успеха стал поэтапный подход с постепенным расширением функциональности и адаптацией системы под бизнес-специфику компании.
Сроки реализации
01.01.2025 — 31.03.2025
Результаты ДО и ПОСЛЕ
До внедрения:
После внедрения:
- согласование отпусков — с дней до часов
В чем полезность и уникальность кейса?
Проект демонстрирует комплексный подход к цифровизации HR-процессов в крупной распределенной компании с большим количеством линейного персонала.
Уникальность заключается в одновременной трансформации полного жизненного цикла сотрудника и внедрении юридически значимого электронного взаимодействия в масштабах порядка 25 000 пользователей.
Дополнительную ценность представляет поэтапная модель внедрения, позволившая минимизировать риски и обеспечить быстрое вовлечение сотрудников с разным уровнем цифровой зрелости.
Проект также показывает, как за счет интеграции с корпоративными системами и глубокой кастомизации можно добиться высокой эффективности и прозрачности процессов.
Возможно ли кейс масштабировать в компании и применить для других участников рынка?
Решение является масштабируемым и может быть применено в других крупных компаниях с распределенной структурой, особенно в ритейле и отраслях с большим числом сотрудников.
Подход с поэтапным внедрением, интеграцией в ИТ-контур и адаптацией под бизнес-процессы позволяет тиражировать практику на другие организации, обеспечивая аналогичные эффекты — снижение затрат, повышение прозрачности и ускорение процессов.
Реализация проекта цифровизации кадрового документооборота была выполнена Компанией К2Тех для торговой сети АШАН и включала создание единого цифрового пространства управления HR-процессами.
В основе решения использованы платформы Directum RX и Directum HR Pro, которые были доработаны под специфику бизнес-процессов заказчика. Также обеспечена интеграция с корпоративными системами SAP HR, Active Directory, Crypto Pro и другими компонентами ИТ-ландшафта.
Проект реализовывался поэтапно в течение 19 месяцев (сентябрь 2024 — март 2026), что позволило обеспечить плавный переход от бумажного документооборота к электронному без остановки бизнес-процессов.
На первом этапе были внедрены базовые процессы (локальные нормативные акты, справки), что позволило быстро подключить большинство сотрудников. Далее реализованы процессы планирования отпусков с интеграцией в SAP HR, затем процессы приема и перевода. На последующих этапах функциональность расширялась, включая новые HR-сценарии и отчетность, а также был внедрен электронный архив.
Сотрудники получили доступ к системе через личный кабинет, где осуществляется взаимодействие с кадровыми документами. Это позволило централизовать хранение и обработку данных, обеспечить прозрачность процессов и контроль статусов документов.
Ключевым фактором успеха стал поэтапный подход с постепенным расширением функциональности и адаптацией системы под бизнес-специфику компании.
Сроки реализации
01.01.2025 — 31.03.2025
Результаты ДО и ПОСЛЕ
До внедрения:
- Бумажный документооборот
- Ручные операции и высокая нагрузка на HR
- Длительные сроки согласования (дни и недели)
- Отсутствие прозрачности статусов документов
- Высокие затраты на бумагу, печать и логистику
После внедрения:
- Полный переход на электронный документооборот через личный кабинет
- Охват - 25 000 сотрудников
- Сокращение сроков:
- согласование отпусков — с дней до часов
- Снижение трудозатрат HR-службы
- Сокращение затрат на бумагу и логистику
- Повышение прозрачности и управляемости процессов
- Рост производительности труда и улучшение операционных показателей
В чем полезность и уникальность кейса?
Проект демонстрирует комплексный подход к цифровизации HR-процессов в крупной распределенной компании с большим количеством линейного персонала.
Уникальность заключается в одновременной трансформации полного жизненного цикла сотрудника и внедрении юридически значимого электронного взаимодействия в масштабах порядка 25 000 пользователей.
Дополнительную ценность представляет поэтапная модель внедрения, позволившая минимизировать риски и обеспечить быстрое вовлечение сотрудников с разным уровнем цифровой зрелости.
Проект также показывает, как за счет интеграции с корпоративными системами и глубокой кастомизации можно добиться высокой эффективности и прозрачности процессов.
Возможно ли кейс масштабировать в компании и применить для других участников рынка?
Решение является масштабируемым и может быть применено в других крупных компаниях с распределенной структурой, особенно в ритейле и отраслях с большим числом сотрудников.
Подход с поэтапным внедрением, интеграцией в ИТ-контур и адаптацией под бизнес-процессы позволяет тиражировать практику на другие организации, обеспечивая аналогичные эффекты — снижение затрат, повышение прозрачности и ускорение процессов.
Результат
Снижение нагрузки на HR-службу более чем на 40%