«Самбери»: как построить экосистему для 10 000 сотрудников розницы с Saby
«Самбери» — мультиформатная розничная сеть Дальнего Востока. География ритейлера охватывает Хабаровский и Приморский края, Амурскую область и Еврейскую АО. В сети более 400 магазинов разных форматов: гипер‑ и супермаркетов, магазинов «у дома», хард‑дискаунтеров.
В команде ~ 10 000 сотрудников. Это офисные специалисты, персонал торговых точек, сотрудники логистики и производственных цехов. С ними кадровый документооборот работал на бумажном формате.
Например, в офисах HR‑менеджеры использовали факсимиле, чтобы быстрее подписывать заявления. В магазинах работу с документами брали на себя директора, что создавало для них дополнительную нагрузку и отвлекало от операционного управления. Это подтолкнуло компанию к внедрению платформы КЭДО. Однако возможность согласовывать и подписывать документы была лишь частью требований.
Главный запрос «Самбери» — создать экосистему полного жизненного цикла сотрудника. Для решения этой задачи в компании выбрали экосистему Saby.
В команде ~ 10 000 сотрудников. Это офисные специалисты, персонал торговых точек, сотрудники логистики и производственных цехов. С ними кадровый документооборот работал на бумажном формате.
Например, в офисах HR‑менеджеры использовали факсимиле, чтобы быстрее подписывать заявления. В магазинах работу с документами брали на себя директора, что создавало для них дополнительную нагрузку и отвлекало от операционного управления. Это подтолкнуло компанию к внедрению платформы КЭДО. Однако возможность согласовывать и подписывать документы была лишь частью требований.
Главный запрос «Самбери» — создать экосистему полного жизненного цикла сотрудника. Для решения этой задачи в компании выбрали экосистему Saby.
Описание кейса / решения
Задача 1.
Ускорить согласование кадровых документов в матричной структуре управления. Решение. Адаптировали Saby Staff под юридическую структуру компании и настроили маршруты согласования документов с учетом разных уровней управления.
Задача 2.
Отказаться от ручного оформления командировок и авансовых отчетов при использовании личного или арендованного транспорта. Решение. Внедрили модуль Saby TMS для работы с электронными путевыми листами: система автоматически заполняет документы и передает данные в 1С.
Задача 3.
Создать экосистему сопровождения сотрудника — от выхода на работу до развития. Решение. Запустили внедрение дополнительных модулей: работа с графиками отпусков, подбор персонала, мотивация и геймификация.
Адаптация КЭДО под матричную структуру управления
В «Самбери» матричная модель управления: сотрудники одновременно подчиняются административному и функциональному руководителям. Но они нередко относятся к разным подразделениям. Чтобы эта модель работала в цифре, специалисты Saby адаптировали систему под юридическую структуру компании и настроили интеграцию с 1С через API.
В маршруты согласования документов добавили признак наличия вышестоящего руководителя. Система определяет, требуется ли направлять документ дополнительному функциональному руководителю или согласование может завершиться на административном.
Автоматизация командировок и авансовых отчетов
Рабочие выезды на личном и арендованном транспорте оформлялись на бумаге. При этом подписание пакета документов зависело от личного присутствия руководителя.
Чтобы командировки работали в цифре, в Saby Staff встроили функционал Saby TMS. Он автоматизирует логистику компании и перевозки на собственном или наемном транспорте.
Как работает процесс:
Шаг 1. При оформлении командировки сотрудник указывает, что будет использовать личный автомобиль. Если собственного транспорта нет, система автоматически запускает процесс подготовки договора аренды — достаточно ввести VIN‑номер.
Шаг 2. Документ передается на проверку в центр контроля операций (ЦКОМ), который подтверждает корректность данных и отправляет его сотруднику для подписания.
Шаг 3. После поездки сотрудник оформляет авансовый отчет и электронный путевой лист (ЭПЛ). Ручной ввод сведен к минимуму:
В конце комплект документов передается в 1С, где бухгалтерия проверяет информацию в привычной учетной среде.
В итоге бумажный документооборот исключен полностью. Каждый видит маршрут движения своего документа и понимает, на каком этапе и у какого участника он находится, в режиме реального времени.
Сроки реализации
01.07.2023 — 01.05.2025
Результаты ДО и ПОСЛЕ
ДО:
На HR-менеджеров и директоров магазинов ложилась дополнительная нагрузка в части согласования и подписания документов с сотрудниками розницы.
ПОСЛЕ:
10 000 сотрудников самостоятельно запускают кадровые процессы. В Saby адаптировано 90+ типов кадровых документов: прием, перевод, отпуска, командировки, справки, расчетные листы и пр.
Согласование и подписание происходит мгновенно— через ПК версию или мобильное приложение. Saby определяет, нужно ли направлять документ функциональному руководителю или достаточно подписи административного.
ДО:
Оформление командировок и авансовых отчетов занимало значительное время сотрудников: много ручной работы, ожидание подписи руководителя.
ПОСЛЕ:
Объединение систем Saby Staff и Saby TMS экономит 35 минут на оформлении одного авансового отчета. Ручной ввод сведен к минимуму: данные о расходах подтягиваются автоматически при сканировании QR-кода с чека, а показатели спидометра и расчет ГСМ автоматизированы
В чем полезность и уникальность кейса?
Проект внедрения КЭДО на базе Saby не ограничился подписанием стандартных кадровых документов. Для «Самбери» были проработаны уникальные технические решения.
Авансовые отчеты можно переводить в электронный вид с помощью КЭДО. Объединение модулей Saby Staff и Saby TMS позволяет автоматически формировать договоры аренды по VIN-номеру, рассчитывать ГСМ и заполнять путевые листы. Функционал модулей работает в рамках одного окна.
Безопасная интеграция с 1С. Изначально прямая интеграция с 1С в «Самбери» была невозможна. Причина - повышенные требования к безопасности. Решение - реализован обмен данными через API. Это доказывает возможность глубокой автоматизации даже при строгих ИТ-требованиях.
Масштабирование цифрового контура. Проект КЭДО в «Самбери» продолжится: компания запустит расширение функционала Saby с новыми модулями. В планах — внедрение инструментов мотивации и геймификации, а также автоматизация подбора персонала. Эти решения замкнут цифровой цикл жизни сотрудника — от вакансии до адаптации — и станут следующим шагом в масштабировании системы по всей сети.
Возможно ли кейс масштабировать в компании и применить для других участников рынка?
Кейс ритейла - образец для широкого круга компаний. В «Самбери» КЭДО стал не просто инструментом подписания документов, а основой единой экосистемы — от подбора и адаптации до развития, мотивации и геймификации сотрудников.
Техническая архитектура решения универсальна: интеграция с 1С через API, мобильный доступ и сценарии работы с выездными сотрудниками подходят для компаний любого масштаба — от региональных сетей до федеральных игроков. Система гибко настраивается под организационную структуру и требования безопасности.
Подход тиражируем за пределами ритейла. Решение эффективно для логистических операторов, производственных холдингов и сервисных компаний — везде, где есть распределенные команды, высокий объем кадровых процессов и потребность в быстром документообороте.
Задача 1.
Ускорить согласование кадровых документов в матричной структуре управления. Решение. Адаптировали Saby Staff под юридическую структуру компании и настроили маршруты согласования документов с учетом разных уровней управления.
Задача 2.
Отказаться от ручного оформления командировок и авансовых отчетов при использовании личного или арендованного транспорта. Решение. Внедрили модуль Saby TMS для работы с электронными путевыми листами: система автоматически заполняет документы и передает данные в 1С.
Задача 3.
Создать экосистему сопровождения сотрудника — от выхода на работу до развития. Решение. Запустили внедрение дополнительных модулей: работа с графиками отпусков, подбор персонала, мотивация и геймификация.
Адаптация КЭДО под матричную структуру управления
В «Самбери» матричная модель управления: сотрудники одновременно подчиняются административному и функциональному руководителям. Но они нередко относятся к разным подразделениям. Чтобы эта модель работала в цифре, специалисты Saby адаптировали систему под юридическую структуру компании и настроили интеграцию с 1С через API.
В маршруты согласования документов добавили признак наличия вышестоящего руководителя. Система определяет, требуется ли направлять документ дополнительному функциональному руководителю или согласование может завершиться на административном.
Автоматизация командировок и авансовых отчетов
Рабочие выезды на личном и арендованном транспорте оформлялись на бумаге. При этом подписание пакета документов зависело от личного присутствия руководителя.
Чтобы командировки работали в цифре, в Saby Staff встроили функционал Saby TMS. Он автоматизирует логистику компании и перевозки на собственном или наемном транспорте.
Как работает процесс:
Шаг 1. При оформлении командировки сотрудник указывает, что будет использовать личный автомобиль. Если собственного транспорта нет, система автоматически запускает процесс подготовки договора аренды — достаточно ввести VIN‑номер.
Шаг 2. Документ передается на проверку в центр контроля операций (ЦКОМ), который подтверждает корректность данных и отправляет его сотруднику для подписания.
Шаг 3. После поездки сотрудник оформляет авансовый отчет и электронный путевой лист (ЭПЛ). Ручной ввод сведен к минимуму:
- для фиксации расходов достаточно отсканировать QR‑код с чека — данные сразу подтягиваются в документ;
- в ЭПЛ нужно указать только показатели спидометра, остальные данные автоматически переносятся из командировки и договора аренды.
В конце комплект документов передается в 1С, где бухгалтерия проверяет информацию в привычной учетной среде.
В итоге бумажный документооборот исключен полностью. Каждый видит маршрут движения своего документа и понимает, на каком этапе и у какого участника он находится, в режиме реального времени.
Сроки реализации
01.07.2023 — 01.05.2025
Результаты ДО и ПОСЛЕ
ДО:
На HR-менеджеров и директоров магазинов ложилась дополнительная нагрузка в части согласования и подписания документов с сотрудниками розницы.
ПОСЛЕ:
10 000 сотрудников самостоятельно запускают кадровые процессы. В Saby адаптировано 90+ типов кадровых документов: прием, перевод, отпуска, командировки, справки, расчетные листы и пр.
Согласование и подписание происходит мгновенно— через ПК версию или мобильное приложение. Saby определяет, нужно ли направлять документ функциональному руководителю или достаточно подписи административного.
ДО:
Оформление командировок и авансовых отчетов занимало значительное время сотрудников: много ручной работы, ожидание подписи руководителя.
ПОСЛЕ:
Объединение систем Saby Staff и Saby TMS экономит 35 минут на оформлении одного авансового отчета. Ручной ввод сведен к минимуму: данные о расходах подтягиваются автоматически при сканировании QR-кода с чека, а показатели спидометра и расчет ГСМ автоматизированы
В чем полезность и уникальность кейса?
Проект внедрения КЭДО на базе Saby не ограничился подписанием стандартных кадровых документов. Для «Самбери» были проработаны уникальные технические решения.
Авансовые отчеты можно переводить в электронный вид с помощью КЭДО. Объединение модулей Saby Staff и Saby TMS позволяет автоматически формировать договоры аренды по VIN-номеру, рассчитывать ГСМ и заполнять путевые листы. Функционал модулей работает в рамках одного окна.
Безопасная интеграция с 1С. Изначально прямая интеграция с 1С в «Самбери» была невозможна. Причина - повышенные требования к безопасности. Решение - реализован обмен данными через API. Это доказывает возможность глубокой автоматизации даже при строгих ИТ-требованиях.
Масштабирование цифрового контура. Проект КЭДО в «Самбери» продолжится: компания запустит расширение функционала Saby с новыми модулями. В планах — внедрение инструментов мотивации и геймификации, а также автоматизация подбора персонала. Эти решения замкнут цифровой цикл жизни сотрудника — от вакансии до адаптации — и станут следующим шагом в масштабировании системы по всей сети.
Возможно ли кейс масштабировать в компании и применить для других участников рынка?
Кейс ритейла - образец для широкого круга компаний. В «Самбери» КЭДО стал не просто инструментом подписания документов, а основой единой экосистемы — от подбора и адаптации до развития, мотивации и геймификации сотрудников.
Техническая архитектура решения универсальна: интеграция с 1С через API, мобильный доступ и сценарии работы с выездными сотрудниками подходят для компаний любого масштаба — от региональных сетей до федеральных игроков. Система гибко настраивается под организационную структуру и требования безопасности.
Подход тиражируем за пределами ритейла. Решение эффективно для логистических операторов, производственных холдингов и сервисных компаний — везде, где есть распределенные команды, высокий объем кадровых процессов и потребность в быстром документообороте.
Результат
Запустили единую экосистему для 10 000 сотрудников ритейла на базе Saby
Описание кейса / решения
Задача 1.
Ускорить согласование кадровых документов в матричной структуре управления. Решение. Адаптировали Saby Staff под юридическую структуру компании и настроили маршруты согласования документов с учетом разных уровней управления.
Задача 2.
Отказаться от ручного оформления командировок и авансовых отчетов при использовании личного или арендованного транспорта. Решение. Внедрили модуль Saby TMS для работы с электронными путевыми листами: система автоматически заполняет документы и передает данные в 1С.
Задача 3.
Создать экосистему сопровождения сотрудника — от выхода на работу до развития. Решение. Запустили внедрение дополнительных модулей: работа с графиками отпусков, подбор персонала, мотивация и геймификация.
Адаптация КЭДО под матричную структуру управления
В «Самбери» матричная модель управления: сотрудники одновременно подчиняются административному и функциональному руководителям. Но они нередко относятся к разным подразделениям. Чтобы эта модель работала в цифре, специалисты Saby адаптировали систему под юридическую структуру компании и настроили интеграцию с 1С через API.
В маршруты согласования документов добавили признак наличия вышестоящего руководителя. Система определяет, требуется ли направлять документ дополнительному функциональному руководителю или согласование может завершиться на административном.
Автоматизация командировок и авансовых отчетов
Рабочие выезды на личном и арендованном транспорте оформлялись на бумаге. При этом подписание пакета документов зависело от личного присутствия руководителя.
Чтобы командировки работали в цифре, в Saby Staff встроили функционал Saby TMS. Он автоматизирует логистику компании и перевозки на собственном или наемном транспорте.
Как работает процесс:
Шаг 1. При оформлении командировки сотрудник указывает, что будет использовать личный автомобиль. Если собственного транспорта нет, система автоматически запускает процесс подготовки договора аренды — достаточно ввести VIN‑номер.
Шаг 2. Документ передается на проверку в центр контроля операций (ЦКОМ), который подтверждает корректность данных и отправляет его сотруднику для подписания.
Шаг 3. После поездки сотрудник оформляет авансовый отчет и электронный путевой лист (ЭПЛ). Ручной ввод сведен к минимуму:
В конце комплект документов передается в 1С, где бухгалтерия проверяет информацию в привычной учетной среде.
В итоге бумажный документооборот исключен полностью. Каждый видит маршрут движения своего документа и понимает, на каком этапе и у какого участника он находится, в режиме реального времени.
Сроки реализации
01.07.2023 — 01.05.2025
Результаты ДО и ПОСЛЕ
ДО:
На HR-менеджеров и директоров магазинов ложилась дополнительная нагрузка в части согласования и подписания документов с сотрудниками розницы.
ПОСЛЕ:
10 000 сотрудников самостоятельно запускают кадровые процессы. В Saby адаптировано 90+ типов кадровых документов: прием, перевод, отпуска, командировки, справки, расчетные листы и пр.
Согласование и подписание происходит мгновенно— через ПК версию или мобильное приложение. Saby определяет, нужно ли направлять документ функциональному руководителю или достаточно подписи административного.
ДО:
Оформление командировок и авансовых отчетов занимало значительное время сотрудников: много ручной работы, ожидание подписи руководителя.
ПОСЛЕ:
Объединение систем Saby Staff и Saby TMS экономит 35 минут на оформлении одного авансового отчета. Ручной ввод сведен к минимуму: данные о расходах подтягиваются автоматически при сканировании QR-кода с чека, а показатели спидометра и расчет ГСМ автоматизированы
В чем полезность и уникальность кейса?
Проект внедрения КЭДО на базе Saby не ограничился подписанием стандартных кадровых документов. Для «Самбери» были проработаны уникальные технические решения.
Авансовые отчеты можно переводить в электронный вид с помощью КЭДО. Объединение модулей Saby Staff и Saby TMS позволяет автоматически формировать договоры аренды по VIN-номеру, рассчитывать ГСМ и заполнять путевые листы. Функционал модулей работает в рамках одного окна.
Безопасная интеграция с 1С. Изначально прямая интеграция с 1С в «Самбери» была невозможна. Причина - повышенные требования к безопасности. Решение - реализован обмен данными через API. Это доказывает возможность глубокой автоматизации даже при строгих ИТ-требованиях.
Масштабирование цифрового контура. Проект КЭДО в «Самбери» продолжится: компания запустит расширение функционала Saby с новыми модулями. В планах — внедрение инструментов мотивации и геймификации, а также автоматизация подбора персонала. Эти решения замкнут цифровой цикл жизни сотрудника — от вакансии до адаптации — и станут следующим шагом в масштабировании системы по всей сети.
Возможно ли кейс масштабировать в компании и применить для других участников рынка?
Кейс ритейла - образец для широкого круга компаний. В «Самбери» КЭДО стал не просто инструментом подписания документов, а основой единой экосистемы — от подбора и адаптации до развития, мотивации и геймификации сотрудников.
Техническая архитектура решения универсальна: интеграция с 1С через API, мобильный доступ и сценарии работы с выездными сотрудниками подходят для компаний любого масштаба — от региональных сетей до федеральных игроков. Система гибко настраивается под организационную структуру и требования безопасности.
Подход тиражируем за пределами ритейла. Решение эффективно для логистических операторов, производственных холдингов и сервисных компаний — везде, где есть распределенные команды, высокий объем кадровых процессов и потребность в быстром документообороте.
Задача 1.
Ускорить согласование кадровых документов в матричной структуре управления. Решение. Адаптировали Saby Staff под юридическую структуру компании и настроили маршруты согласования документов с учетом разных уровней управления.
Задача 2.
Отказаться от ручного оформления командировок и авансовых отчетов при использовании личного или арендованного транспорта. Решение. Внедрили модуль Saby TMS для работы с электронными путевыми листами: система автоматически заполняет документы и передает данные в 1С.
Задача 3.
Создать экосистему сопровождения сотрудника — от выхода на работу до развития. Решение. Запустили внедрение дополнительных модулей: работа с графиками отпусков, подбор персонала, мотивация и геймификация.
Адаптация КЭДО под матричную структуру управления
В «Самбери» матричная модель управления: сотрудники одновременно подчиняются административному и функциональному руководителям. Но они нередко относятся к разным подразделениям. Чтобы эта модель работала в цифре, специалисты Saby адаптировали систему под юридическую структуру компании и настроили интеграцию с 1С через API.
В маршруты согласования документов добавили признак наличия вышестоящего руководителя. Система определяет, требуется ли направлять документ дополнительному функциональному руководителю или согласование может завершиться на административном.
Автоматизация командировок и авансовых отчетов
Рабочие выезды на личном и арендованном транспорте оформлялись на бумаге. При этом подписание пакета документов зависело от личного присутствия руководителя.
Чтобы командировки работали в цифре, в Saby Staff встроили функционал Saby TMS. Он автоматизирует логистику компании и перевозки на собственном или наемном транспорте.
Как работает процесс:
Шаг 1. При оформлении командировки сотрудник указывает, что будет использовать личный автомобиль. Если собственного транспорта нет, система автоматически запускает процесс подготовки договора аренды — достаточно ввести VIN‑номер.
Шаг 2. Документ передается на проверку в центр контроля операций (ЦКОМ), который подтверждает корректность данных и отправляет его сотруднику для подписания.
Шаг 3. После поездки сотрудник оформляет авансовый отчет и электронный путевой лист (ЭПЛ). Ручной ввод сведен к минимуму:
- для фиксации расходов достаточно отсканировать QR‑код с чека — данные сразу подтягиваются в документ;
- в ЭПЛ нужно указать только показатели спидометра, остальные данные автоматически переносятся из командировки и договора аренды.
В конце комплект документов передается в 1С, где бухгалтерия проверяет информацию в привычной учетной среде.
В итоге бумажный документооборот исключен полностью. Каждый видит маршрут движения своего документа и понимает, на каком этапе и у какого участника он находится, в режиме реального времени.
Сроки реализации
01.07.2023 — 01.05.2025
Результаты ДО и ПОСЛЕ
ДО:
На HR-менеджеров и директоров магазинов ложилась дополнительная нагрузка в части согласования и подписания документов с сотрудниками розницы.
ПОСЛЕ:
10 000 сотрудников самостоятельно запускают кадровые процессы. В Saby адаптировано 90+ типов кадровых документов: прием, перевод, отпуска, командировки, справки, расчетные листы и пр.
Согласование и подписание происходит мгновенно— через ПК версию или мобильное приложение. Saby определяет, нужно ли направлять документ функциональному руководителю или достаточно подписи административного.
ДО:
Оформление командировок и авансовых отчетов занимало значительное время сотрудников: много ручной работы, ожидание подписи руководителя.
ПОСЛЕ:
Объединение систем Saby Staff и Saby TMS экономит 35 минут на оформлении одного авансового отчета. Ручной ввод сведен к минимуму: данные о расходах подтягиваются автоматически при сканировании QR-кода с чека, а показатели спидометра и расчет ГСМ автоматизированы
В чем полезность и уникальность кейса?
Проект внедрения КЭДО на базе Saby не ограничился подписанием стандартных кадровых документов. Для «Самбери» были проработаны уникальные технические решения.
Авансовые отчеты можно переводить в электронный вид с помощью КЭДО. Объединение модулей Saby Staff и Saby TMS позволяет автоматически формировать договоры аренды по VIN-номеру, рассчитывать ГСМ и заполнять путевые листы. Функционал модулей работает в рамках одного окна.
Безопасная интеграция с 1С. Изначально прямая интеграция с 1С в «Самбери» была невозможна. Причина - повышенные требования к безопасности. Решение - реализован обмен данными через API. Это доказывает возможность глубокой автоматизации даже при строгих ИТ-требованиях.
Масштабирование цифрового контура. Проект КЭДО в «Самбери» продолжится: компания запустит расширение функционала Saby с новыми модулями. В планах — внедрение инструментов мотивации и геймификации, а также автоматизация подбора персонала. Эти решения замкнут цифровой цикл жизни сотрудника — от вакансии до адаптации — и станут следующим шагом в масштабировании системы по всей сети.
Возможно ли кейс масштабировать в компании и применить для других участников рынка?
Кейс ритейла - образец для широкого круга компаний. В «Самбери» КЭДО стал не просто инструментом подписания документов, а основой единой экосистемы — от подбора и адаптации до развития, мотивации и геймификации сотрудников.
Техническая архитектура решения универсальна: интеграция с 1С через API, мобильный доступ и сценарии работы с выездными сотрудниками подходят для компаний любого масштаба — от региональных сетей до федеральных игроков. Система гибко настраивается под организационную структуру и требования безопасности.
Подход тиражируем за пределами ритейла. Решение эффективно для логистических операторов, производственных холдингов и сервисных компаний — везде, где есть распределенные команды, высокий объем кадровых процессов и потребность в быстром документообороте.
Результат
Запустили единую экосистему для 10 000 сотрудников ритейла на базе Saby