Как Торговый двор «Аникс» с помощью Service Desk Итилиум на 30% сократил трудозатраты и на 70% увеличил скорость обработки обращений в техподдержку
Исходные данные, описание задачи:
Торговый холдинг «Аникс» столкнулся с проблемой хаотичной обработки заявок о технических инцидентах (поломки оборудования, касс, холодильников, систем инженерии).
 
Заявки поступали по разным каналам, отсутствовала прозрачность и аналитика, что затрудняло контроль качества обслуживания и продукции. Компания не могла отследить получение и сроки исполнения заявок, менеджеры не могли быстро просмотреть данные о количестве и причинах инцидентов, отследить историю поломок и ремонтов оборудования по каждой конфигурационной единице, быстро определить стоимость обслуживания и эксплуатации каждого актива. 

Холдинг включает в себя 165 магазинов «Аникс» и 109 магазинов франчайзинговой сети «Корзинка», а также собственные производственные участки и распределительные центры. Бизнес имеет несколько ключевых особенностей: реализация скоропортящегося товара, производство собственных полуфабрикатов и выпечки, территориальная удаленность магазинов — торговые точки расположены в Алтайском крае, республике Алтай и Новосибирской области, в т. ч. в местности, приравненной к районам Крайнего Севера. Расстояние между магазинами достигает 500 км. 

Цели и задачи проекта: 

  • Повысить качество поддержки сервиса за счет внедрения сервисного подхода. 
  • Сократить время на ремонт оборудования и снизить количество инцидентов. 
  • Обеспечить актуальность учетных данных по активам и снизить затраты на эксплуатацию оборудования. 
  • Внедрить процесс эффективного управления бюджетом.
КЕЙС 1
Описание кейса / решения

Решением стало внедрение сервис-деск Итилиум с созданием единого сервисного центра по принципу «одного окна» и автоматизация управления активами.

ЕДИНЫЙ ЦЕНТР ОБСЛУЖИВАНИЯ НА БАЗЕ ИТИЛИУМ
В 2018 году холдинг «Аникс» запустил единую службу поддержки на базе Service Desk Итилиум, внедрение которой заняло 3 недели. Был автоматизирован каталог (более 500 услуг), управление инцидентами, запросами, изменениями, конфигурациями. Проведены интеграции с 1С: ЗУП, бухгалтерией клиентов и подрядчиков, системой ЭДО Директум и BI-системой аналитики.
Единый центр обслуживает 274 объекта: магазины, распределительные центры, производство и офисы. 12 подразделений холдинга ежемесячно обрабатывают 4500 заявок.

На основе открытого кода системы «Аникс» доработал автоматизацию заказа корпоративного транспорта:
  • создали расширение;
  • добавили необходимые реквизиты;
  • автоматизировали расчет стоимости поездки и трудозатрат.
Процесс: заявка регистрируется в Итилиум, диспетчер назначает водителя, заполняет километраж/часы, формируется путевой лист и автоматический акт оказания услуг.

МОБИЛЬНОЕ ПРИЛОЖЕНИЕ
В 2020 году «Аникс» разработал мобильное приложение для оперативного взаимодействия заказчиков и исполнителей услуг, интегрированное с Итилиум через веб-сервис. Разработка заняла 2 месяца.

Функции для заказчиков:
  • подача заявки с выбором услуги;
  • описание проблемы с фото;
  • привязка актива по штрих-коду;
  • коммуникация с исполнителем;
  • получение сроков и оценка работы.

Функции для исполнителей:
  • прием заявки с push-уведомлением;
  • формирование наряда и электронных актов;
  • учет расходных материалов онлайн;
  • электронные чек-листы безопасности;
  • инвентаризация активов.
Обмен данными с Итилиум происходит при смене статусов и формировании документов.

СИСТЕМА УЧЕТА АКТИВОВ
В 2023 году автоматизирован учет 23 тыс. единиц оборудования с помощью штрих-кодов (ИТ и технологическое). Система объединяет заявки и физические активы, фиксирует причины поломок, стоимость ремонта, исполнителей и сроки. Это позволило руководителям принимать обоснованные решения, а управляющим магазинов — управлять бюджетом и выбирать оптимальные стратегии ремонта.
Заявки поступают также от датчиков мониторинга Zabbix, которые автоматически сообщают о неисправностях в сервис-деск.

ДОРАБОТКА ИТИЛИУМ («АНИКС»)
Реализован блок учета затрат по оборудованию:
  • электронные акты выполненных работ и обслуживания;
  • накопление затрат по серийным номерам и местонахождению;
  • статистика и отчеты для принятия решений.

ЭЛЕКТРОННЫЕ ЧЕК-ЛИСТЫ
В начале 2024 года внедрены электронные чек-листы для проверок магазинов на безопасность. Автоматизированы процессы формирования и обработки заявок с приоритетами и сроками выполнения. Это обеспечивает комфорт и минимизирует риски штрафов.

ПРОЕКТ В ЦИФРАХ:
  • 900 заказчиков услуг;
  • более 160 исполнителей (12 подразделений и 10 подрядчиков);
  • 6 каналов коммуникации: почта, веб-интерфейс, приложение, телефон, чек-листы, Zabbix.


Сроки реализации
11.01.2024 — 31.05.2024


Результаты ДО и ПОСЛЕ

Департамент ИТ:
  • Работа в одной системе вместо двух разрозненных.
  • Процесс оказания услуг под контролем.
  • Накопление данных для принятия мер по сокращению количества инцидентов.
  • Аргументы для согласования замены устаревшего ИТ-оборудования.

Управляющая компания:
  • Прозрачная история ремонтов и сервисного обслуживания по каждой единице оборудования.
  • Понимание стоимости ремонта каждой единицы оборудования.
  • Выявление закономерности по инцидентам, прогнозирование возможных проблем и принятие превентивных мер.
  • Сокращение количества инцидентов.
  • Оцифрованные основания для замены и обновления оборудования, выбора поставщиков и подрядчиков.
  • Эффективное расходование бюджета на ремонт и обслуживание, сокращение расходов за счет устранения корневых проблем.

Бухгалтерия:
  • Консолидация учета активов в одном месте.
  • Повышение производительности труда сотрудников.
  • Обеспечение актуальности учетных данных активов компании.

Экономические результаты:
  • Сокращение времени оказания услуг в 4 раза.
  • Сокращение времени простоя оборудования на 30%.
  • Плановое снижение стоимости обслуживания проблемного оборудования на 1,2 млн руб./год (2,2% от годового бюджета на обслуживание технологического оборудования).
  • Сокращение трудозатрат на проверку безопасности магазинов: у исполнителя — на 30%, у диспетчера — полное исключение трудозатрат (32 часа в месяц).
  • Сокращение получения отчетности по инцидентам — на 20 часов в месяц.
  • Сокращение времени на сведение остатков расходных материалов — на 220 часов в месяц.


В чем полезность и уникальность кейса?

Особенность проекта — масштабная автоматизация сервисного управления в холдинге с распределённой инфраструктурой (274 магазина, 5 распределительных центров, производство и соцобъекты), без остановки рабочих процессов.
Это один из первых комплексных ESM-проектов в ритейле на платформе 1С, реализованный с помощью системы Итилиум (разработчик «Деснол Софт»). Автоматизированы услуги от 12 подразделений и 10 подрядчиков: ИТ-поддержка, техобслуживание, бухгалтерия, автотранспорт. Внедрено мобильное приложение для обработки заявок, электронных актов работ и учета расходных материалов онлайн.

Автоматизирован учёт 23 000 активов холдинга через интеграцию с бухгалтерскими системами, что исключило дублирование данных и снизило затраты на эксплуатацию оборудования.
Сотрудники, далёкие от ИТ (электрики, водители, продавцы), успешно освоили систему благодаря гибридному обучению (тексты + видео). Внедрены электронные чек-листы для регулярной проверки безопасности магазинов, которые стали частью типового решения 1С: ITILIUM.

Создано расширение для заказа корпоративного транспорта с автоматическим расчетом стоимости поездок.
Как работает: заявка на поездку на корпоративном автотранспорте регистрируется в Итилиум, диспетчерская служба назначает водителя и после поездки указывает в наряде километраж или количество часов — эта информация отражается в путевом листе. При закрытии наряда автоматически формируется акт оказания услуг.

По итогам проекта интегратор Деснол улучшил типовую услугу внедрения, сделав обучение понятным даже для неспециалистов. Лучшие практики и инсайты участников проекта выпущены в виде книги "Микроскоп вместо лупы", или Истории о том, как технологии изменили нашу жизнь".


Возможно ли кейс масштабировать в компании и применить для других участников рынка?

Кейс масштабируем и применим для других крупных ритейлеров, производителей и сетей. Разработанные методики и решения могут быть использованы в аналогичных бизнесах.

В частности:
  • Сервис-деск и учет активов легко адаптируются для компаний с распределенной инфраструктурой (логистические операторы, промышленные предприятия, гостиничные сети).
  • BI-аналитика и механизмы отчетности применимы в ритейле, производстве и дистрибуции для управления затратами и оптимизации бизнес-процессов.
  • Мобильное приложение может быть использовано в любых компаниях с высокими требованиями к контролю инцидентов и сервисного обслуживания.
  • Электронные чек-листы применимы для контроля качества, безопасности и обслуживания в рознице, промышленности и сфере услуг.
Сокращение простоя оборудования на 30% и повышение скорости оказания услуг в 4 раза
Результат
Описание кейса / решения

Решением стало внедрение сервис-деск Итилиум с созданием единого сервисного центра по принципу «одного окна» и автоматизация управления активами.

ЕДИНЫЙ ЦЕНТР ОБСЛУЖИВАНИЯ НА БАЗЕ ИТИЛИУМ
В 2018 году холдинг «Аникс» запустил единую службу поддержки на базе Service Desk Итилиум, внедрение которой заняло 3 недели. Был автоматизирован каталог (более 500 услуг), управление инцидентами, запросами, изменениями, конфигурациями. Проведены интеграции с 1С: ЗУП, бухгалтерией клиентов и подрядчиков, системой ЭДО Директум и BI-системой аналитики.
Единый центр обслуживает 274 объекта: магазины, распределительные центры, производство и офисы. 12 подразделений холдинга ежемесячно обрабатывают 4500 заявок.

На основе открытого кода системы «Аникс» доработал автоматизацию заказа корпоративного транспорта:
  • создали расширение;
  • добавили необходимые реквизиты;
  • автоматизировали расчет стоимости поездки и трудозатрат.
Процесс: заявка регистрируется в Итилиум, диспетчер назначает водителя, заполняет километраж/часы, формируется путевой лист и автоматический акт оказания услуг.

МОБИЛЬНОЕ ПРИЛОЖЕНИЕ
В 2020 году «Аникс» разработал мобильное приложение для оперативного взаимодействия заказчиков и исполнителей услуг, интегрированное с Итилиум через веб-сервис. Разработка заняла 2 месяца.

Функции для заказчиков:
  • подача заявки с выбором услуги;
  • описание проблемы с фото;
  • привязка актива по штрих-коду;
  • коммуникация с исполнителем;
  • получение сроков и оценка работы.

Функции для исполнителей:
  • прием заявки с push-уведомлением;
  • формирование наряда и электронных актов;
  • учет расходных материалов онлайн;
  • электронные чек-листы безопасности;
  • инвентаризация активов.
Обмен данными с Итилиум происходит при смене статусов и формировании документов.

СИСТЕМА УЧЕТА АКТИВОВ
В 2023 году автоматизирован учет 23 тыс. единиц оборудования с помощью штрих-кодов (ИТ и технологическое). Система объединяет заявки и физические активы, фиксирует причины поломок, стоимость ремонта, исполнителей и сроки. Это позволило руководителям принимать обоснованные решения, а управляющим магазинов — управлять бюджетом и выбирать оптимальные стратегии ремонта.
Заявки поступают также от датчиков мониторинга Zabbix, которые автоматически сообщают о неисправностях в сервис-деск.

ДОРАБОТКА ИТИЛИУМ («АНИКС»)
Реализован блок учета затрат по оборудованию:
  • электронные акты выполненных работ и обслуживания;
  • накопление затрат по серийным номерам и местонахождению;
  • статистика и отчеты для принятия решений.

ЭЛЕКТРОННЫЕ ЧЕК-ЛИСТЫ
В начале 2024 года внедрены электронные чек-листы для проверок магазинов на безопасность. Автоматизированы процессы формирования и обработки заявок с приоритетами и сроками выполнения. Это обеспечивает комфорт и минимизирует риски штрафов.

ПРОЕКТ В ЦИФРАХ:
  • 900 заказчиков услуг;
  • более 160 исполнителей (12 подразделений и 10 подрядчиков);
  • 6 каналов коммуникации: почта, веб-интерфейс, приложение, телефон, чек-листы, Zabbix.


Сроки реализации
11.01.2024 — 31.05.2024


Результаты ДО и ПОСЛЕ

Департамент ИТ:
  • Работа в одной системе вместо двух разрозненных.
  • Процесс оказания услуг под контролем.
  • Накопление данных для принятия мер по сокращению количества инцидентов.
  • Аргументы для согласования замены устаревшего ИТ-оборудования.

Управляющая компания:
  • Прозрачная история ремонтов и сервисного обслуживания по каждой единице оборудования.
  • Понимание стоимости ремонта каждой единицы оборудования.
  • Выявление закономерности по инцидентам, прогнозирование возможных проблем и принятие превентивных мер.
  • Сокращение количества инцидентов.
  • Оцифрованные основания для замены и обновления оборудования, выбора поставщиков и подрядчиков.
  • Эффективное расходование бюджета на ремонт и обслуживание, сокращение расходов за счет устранения корневых проблем.

Бухгалтерия:
  • Консолидация учета активов в одном месте.
  • Повышение производительности труда сотрудников.
  • Обеспечение актуальности учетных данных активов компании.

Экономические результаты:
  • Сокращение времени оказания услуг в 4 раза.
  • Сокращение времени простоя оборудования на 30%.
  • Плановое снижение стоимости обслуживания проблемного оборудования на 1,2 млн руб./год (2,2% от годового бюджета на обслуживание технологического оборудования).
  • Сокращение трудозатрат на проверку безопасности магазинов: у исполнителя — на 30%, у диспетчера — полное исключение трудозатрат (32 часа в месяц).
  • Сокращение получения отчетности по инцидентам — на 20 часов в месяц.
  • Сокращение времени на сведение остатков расходных материалов — на 220 часов в месяц.







В чем полезность и уникальность кейса?

Особенность проекта — масштабная автоматизация сервисного управления в холдинге с распределённой инфраструктурой (274 магазина, 5 распределительных центров, производство и соцобъекты), без остановки рабочих процессов.
Это один из первых комплексных ESM-проектов в ритейле на платформе 1С, реализованный с помощью системы Итилиум (разработчик «Деснол Софт»). Автоматизированы услуги от 12 подразделений и 10 подрядчиков: ИТ-поддержка, техобслуживание, бухгалтерия, автотранспорт. Внедрено мобильное приложение для обработки заявок, электронных актов работ и учета расходных материалов онлайн.

Автоматизирован учёт 23 000 активов холдинга через интеграцию с бухгалтерскими системами, что исключило дублирование данных и снизило затраты на эксплуатацию оборудования.
Сотрудники, далёкие от ИТ (электрики, водители, продавцы), успешно освоили систему благодаря гибридному обучению (тексты + видео). Внедрены электронные чек-листы для регулярной проверки безопасности магазинов, которые стали частью типового решения 1С: ITILIUM.

Создано расширение для заказа корпоративного транспорта с автоматическим расчетом стоимости поездок.
Как работает: заявка на поездку на корпоративном автотранспорте регистрируется в Итилиум, диспетчерская служба назначает водителя и после поездки указывает в наряде километраж или количество часов — эта информация отражается в путевом листе. При закрытии наряда автоматически формируется акт оказания услуг.

По итогам проекта интегратор Деснол улучшил типовую услугу внедрения, сделав обучение понятным даже для неспециалистов. Лучшие практики и инсайты участников проекта выпущены в виде книги "Микроскоп вместо лупы", или Истории о том, как технологии изменили нашу жизнь".


Возможно ли кейс масштабировать в компании и применить для других участников рынка?

Кейс масштабируем и применим для других крупных ритейлеров, производителей и сетей. Разработанные методики и решения могут быть использованы в аналогичных бизнесах.

В частности:
  • Сервис-деск и учет активов легко адаптируются для компаний с распределенной инфраструктурой (логистические операторы, промышленные предприятия, гостиничные сети).
  • BI-аналитика и механизмы отчетности применимы в ритейле, производстве и дистрибуции для управления затратами и оптимизации бизнес-процессов.
  • Мобильное приложение может быть использовано в любых компаниях с высокими требованиями к контролю инцидентов и сервисного обслуживания.
  • Электронные чек-листы применимы для контроля качества, безопасности и обслуживания в рознице, промышленности и сфере услуг.
Результат
Сокращение простоя оборудования на 30% и повышение скорости оказания услуг
в 4 раза
Книга «Микроскоп вместо лупы»