Описание кейса / решенияРешением стало внедрение сервис-деск Итилиум с созданием единого сервисного центра по принципу «одного окна» и автоматизация управления активами.
ЕДИНЫЙ ЦЕНТР ОБСЛУЖИВАНИЯ НА БАЗЕ ИТИЛИУМ В 2018 году холдинг «Аникс» запустил единую службу поддержки на базе Service Desk Итилиум, внедрение которой заняло 3 недели. Был автоматизирован каталог (более 500 услуг), управление инцидентами, запросами, изменениями, конфигурациями. Проведены интеграции с 1С: ЗУП, бухгалтерией клиентов и подрядчиков, системой ЭДО Директум и BI-системой аналитики.
Единый центр обслуживает 274 объекта: магазины, распределительные центры, производство и офисы. 12 подразделений холдинга ежемесячно обрабатывают 4500 заявок.
На основе открытого кода системы «Аникс» доработал автоматизацию заказа корпоративного транспорта:
- создали расширение;
- добавили необходимые реквизиты;
- автоматизировали расчет стоимости поездки и трудозатрат.
Процесс: заявка регистрируется в Итилиум, диспетчер назначает водителя, заполняет километраж/часы, формируется путевой лист и автоматический акт оказания услуг.
МОБИЛЬНОЕ ПРИЛОЖЕНИЕ В 2020 году «Аникс» разработал мобильное приложение для оперативного взаимодействия заказчиков и исполнителей услуг, интегрированное с Итилиум через веб-сервис. Разработка заняла 2 месяца.
Функции для заказчиков: - подача заявки с выбором услуги;
- описание проблемы с фото;
- привязка актива по штрих-коду;
- коммуникация с исполнителем;
- получение сроков и оценка работы.
Функции для исполнителей: - прием заявки с push-уведомлением;
- формирование наряда и электронных актов;
- учет расходных материалов онлайн;
- электронные чек-листы безопасности;
- инвентаризация активов.
Обмен данными с Итилиум происходит при смене статусов и формировании документов.
СИСТЕМА УЧЕТА АКТИВОВ В 2023 году автоматизирован учет 23 тыс. единиц оборудования с помощью штрих-кодов (ИТ и технологическое). Система объединяет заявки и физические активы, фиксирует причины поломок, стоимость ремонта, исполнителей и сроки. Это позволило руководителям принимать обоснованные решения, а управляющим магазинов — управлять бюджетом и выбирать оптимальные стратегии ремонта.
Заявки поступают также от датчиков мониторинга Zabbix, которые автоматически сообщают о неисправностях в сервис-деск.
ДОРАБОТКА ИТИЛИУМ («АНИКС») Реализован блок учета затрат по оборудованию:
- электронные акты выполненных работ и обслуживания;
- накопление затрат по серийным номерам и местонахождению;
- статистика и отчеты для принятия решений.
ЭЛЕКТРОННЫЕ ЧЕК-ЛИСТЫ В начале 2024 года внедрены электронные чек-листы для проверок магазинов на безопасность. Автоматизированы процессы формирования и обработки заявок с приоритетами и сроками выполнения. Это обеспечивает комфорт и минимизирует риски штрафов.
ПРОЕКТ В ЦИФРАХ: - 900 заказчиков услуг;
- более 160 исполнителей (12 подразделений и 10 подрядчиков);
- 6 каналов коммуникации: почта, веб-интерфейс, приложение, телефон, чек-листы, Zabbix.
Сроки реализации11.01.2024 — 31.05.2024Результаты ДО и ПОСЛЕДепартамент ИТ: - Работа в одной системе вместо двух разрозненных.
- Процесс оказания услуг под контролем.
- Накопление данных для принятия мер по сокращению количества инцидентов.
- Аргументы для согласования замены устаревшего ИТ-оборудования.
Управляющая компания: - Прозрачная история ремонтов и сервисного обслуживания по каждой единице оборудования.
- Понимание стоимости ремонта каждой единицы оборудования.
- Выявление закономерности по инцидентам, прогнозирование возможных проблем и принятие превентивных мер.
- Сокращение количества инцидентов.
- Оцифрованные основания для замены и обновления оборудования, выбора поставщиков и подрядчиков.
- Эффективное расходование бюджета на ремонт и обслуживание, сокращение расходов за счет устранения корневых проблем.
Бухгалтерия: - Консолидация учета активов в одном месте.
- Повышение производительности труда сотрудников.
- Обеспечение актуальности учетных данных активов компании.
Экономические результаты: - Сокращение времени оказания услуг в 4 раза.
- Сокращение времени простоя оборудования на 30%.
- Плановое снижение стоимости обслуживания проблемного оборудования на 1,2 млн руб./год (2,2% от годового бюджета на обслуживание технологического оборудования).
- Сокращение трудозатрат на проверку безопасности магазинов: у исполнителя — на 30%, у диспетчера — полное исключение трудозатрат (32 часа в месяц).
- Сокращение получения отчетности по инцидентам — на 20 часов в месяц.
- Сокращение времени на сведение остатков расходных материалов — на 220 часов в месяц.
В чем полезность и уникальность кейса?Особенность проекта — масштабная автоматизация сервисного управления в холдинге с распределённой инфраструктурой (274 магазина, 5 распределительных центров, производство и соцобъекты), без остановки рабочих процессов.
Это один из первых комплексных ESM-проектов в ритейле на платформе 1С, реализованный с помощью системы Итилиум (разработчик
«Деснол Софт»). Автоматизированы услуги от 12 подразделений и 10 подрядчиков: ИТ-поддержка, техобслуживание, бухгалтерия, автотранспорт. Внедрено мобильное приложение для обработки заявок, электронных актов работ и учета расходных материалов онлайн.
Автоматизирован учёт 23 000 активов холдинга через интеграцию с бухгалтерскими системами, что исключило дублирование данных и снизило затраты на эксплуатацию оборудования.
Сотрудники, далёкие от ИТ (электрики, водители, продавцы), успешно освоили систему благодаря гибридному обучению (тексты + видео). Внедрены электронные чек-листы для регулярной проверки безопасности магазинов, которые стали частью типового решения 1С: ITILIUM.
Создано расширение для заказа корпоративного транспорта с автоматическим расчетом стоимости поездок. Как работает: заявка на поездку на корпоративном автотранспорте регистрируется в Итилиум, диспетчерская служба назначает водителя и после поездки указывает в наряде километраж или количество часов — эта информация отражается в путевом листе. При закрытии наряда автоматически формируется акт оказания услуг.
По итогам проекта интегратор Деснол улучшил типовую услугу внедрения, сделав обучение понятным даже для неспециалистов.
Лучшие практики и инсайты участников проекта выпущены в виде книги "Микроскоп вместо лупы", или Истории о том, как технологии изменили нашу жизнь".Возможно ли кейс масштабировать в компании и применить для других участников рынка?Кейс масштабируем и применим для других крупных ритейлеров, производителей и сетей. Разработанные методики и решения могут быть использованы в аналогичных бизнесах.
В частности: - Сервис-деск и учет активов легко адаптируются для компаний с распределенной инфраструктурой (логистические операторы, промышленные предприятия, гостиничные сети).
- BI-аналитика и механизмы отчетности применимы в ритейле, производстве и дистрибуции для управления затратами и оптимизации бизнес-процессов.
- Мобильное приложение может быть использовано в любых компаниях с высокими требованиями к контролю инцидентов и сервисного обслуживания.
- Электронные чек-листы применимы для контроля качества, безопасности и обслуживания в рознице, промышленности и сфере услуг.