Lamoda: перевод финансового контура с зарубежной ERP на 1С:Управление Холдингом за 10 месяцев
Исходные данные, описание задачи:
В связи с уходом иностранного вендора из России, Lamoda столкнулась с возросшими рисками по обеспечению развития и тиражирования ERP-решения. С учетом корпоративных стратегических целей менеджмент компании принял решение о переходе на российское программное обеспечение от компании "1С", которое поддерживает регулярные обновления ПО в части регламентированного учета и позволяет снизить затраты на поддержку и развитие системы.

Цели проекта
  1. Снижение доли трудоемких, рутинных операций в работе сотрудников за счет повышения уровня автоматизации бизнес-процессов.
  2. Импортозамещение.
  3. Снижение стоимости владения информационными системами при сохранении качества выдаваемой системами информации.
  4. Завершение процесса миграции на новую платформу ERP.
  5. Обеспечение базы для внедрения МСФО, бюджетирования и непрямых закупок.
КЕЙС 2
О компании Lamoda
Lamoda – ведущий fashion-ритейлер, объединяющий онлайн-платформу с ассортиментом от более 4 000 мировых и локальных брендов, редакционный контент-раздел «Идеи», а также розничные магазины Lamoda Sport, где представлен ассортимент мировых спортивных брендов.  В портфеле Lamoda три собственных бренда: женский Nume, мужской Mademan и обуви — Founds. Lamoda представлена в России, Белоруссии и Казахстане.
Lamoda основана в 2011 году, в компании работает более 13 тысяч сотрудников. У Lamoda собственная сеть ПВЗ и курьерской доставки, 3 складских комплекса, аккредитованный IT-хаб LaTech, колл-центр в Волгограде и контент-студия.
Описание кейса / решения

До внедрения проекта финансовый контур компании был реализован следующим образом:
  • финансовые процессы (НСИ, разноска накладных по непрямым закупкам, учет подотчетных лиц, формирование книг покупок и книг продаж), Казначейство (формирование заявок по непрямым закупкам, произведение оплаты, загрузка выписок и т.д.), закрытие периода производятся на базе зарубежной ERP-системы
  • бухгалтерская и налоговая отчетность в основном формировалась в MS Office Excel
  • учет ОС, НМА, лизинга и аренды проводился на базе 1С:Бухгалтерия КОРП, за исключением корректировок МСФО, которые также велись и ведутся в зарубежной ERP-системе.

Результаты проекта:
По итогу проекта за 10 месяцев были автоматизированы следующие процессы:

1. Бухгалтерский учёт, включая:
  • учет ОС и НМА, включая учет требований ФСБУ 6/2020 "Основные средства" и ФСБУ 25/2018 "Бухгалтерский учет аренды"
  • учет закупок канцелярии на всю группу у единого поставщика
  • инвентаризация ТМЦ
  • учет взаиморасчетов. Управление дебиторской и кредиторской задолженностью
  • учет претензионной работы с контрагентами
  •  учет затрат и доходов
  •  учет расчетов с персоналом по оплате труда и прочим расчетам
  •  учет кредитов и займов
  • учет имущественных налогов: транспортный налог и налог на имущество
  •  учет оценочных обязательств.

2. Налоговый учёт, включая:
  • автоматическое формирование проводок одновременно с бухгалтерским
  • ведение налоговых регистров
  • автоматический расчет сумм нормируемых расходов
  • учет НДС по всем кейсам, применяемым Lamoda
  • расчет баз для распределения налога на прибыль между обособленными подразделениями
  •  закрытие периода
  • процессы согласования первичных документов, поступивших как в бумажном варианте, так и по ЭДО.

3. Казначейство, включая:
  • формирование казначейских заявок, включая автоматическое формирование по условиям договоров и прочих условий
  • формирование "Реестра платежей"
  • возможность формирования платежного календаря с заданными периодом и периодичностью
  • фактическое исполнение платежей
  • финансовые инструменты
  • формирование отчетности в казначействе и по финансовым инструментам
  • валютный контроль
  • процессы согласования заявок и реестров платежей.

4. Учёт и отчетность по МСФО.

5. Финансовая отчетность.

В ходе проекта была выполнена успешная интеграция системы 1С:Управление холдингом с рядом ключевых внешних систем:
  • зарубежной ERP-системой
  • платформой EPM/BI
  • системой согласования договоров eCAP
  • с оператором ЭДО
  • настроен обмен с использованием сервиса Директ-банк
  • с рядом других систем, включая с 1С:УТ и 1С:ЗУП.

По НСИ были определены мастер-системы для ключевых справочников. Была проведена работа по миграции из исторической системы с необходимым изменением и донасыщением для целевой системы 1С:Управление холдингом.
Для целей сокращения рутинных операций и сокращения трудозатрат пользователей реализованы множество загрузок из MS Excel для формирования НСИ, автоматического заполнения и/или формирования документов.


Сроки реализации
март 2023 — январь 2024


Результаты ДО и ПОСЛЕ

До:
  • неподдерживаемая ERP-система.
  • несоответствие меняющимся требованиям бухгалтерского учета и финансовой отчётности.
  • риски использования устаревших форм бухгалтерской и налоговой отчетности.
  • правовые и финансовые риски.

После
  • российское программное обеспечение от компании 1С – 1С:Управление холдингом.
  • интеграция с системами, используемыми внутри группы компаний: 1С:УТ, 1С:ЗУП КОРП, 1С:Директ-банк, другими сервисами 1С и иных разработчиков, включая EPM/BI-систему Optimacros и ЭДО Контур-Диадок.
  • регулярные обновления ПО в части регламентированного учета.
  • снижение затрат на поддержку и развитие системы.


В чем полезность и уникальность кейса?

Инновационность проекта заключается в уникальной методологии управления проектом, которая используется в Odyssey Consulting Group Это позволило почти вдвое сократить срок внедрения, который для таких масштабов составляет свыше 1,5 лет, а также справиться с другими вызовами:

  1. Масштаб внедрения. Проект затронул всю финансовую систему компании, включая расчёты с миллионами клиентов и контрагентов. При этом было необходимо обеспечить бесшовный и безрисковый переход системы на новую платформу и сохранить уровень сервиса Lamoda, так как это является ключевым конкурентным преимуществом компании. Например, срок возврата денежных средств за товар в течение 10 дней.
  2. Обширная интеграционная составляющая. Процессы финансового контура Lamoda имеют высокую степень зрелости. Требовалось создать решение, которое позволило сохранить ключевые особенности этих процессов из исторической системы, одновременно улучшая и адаптируя их к функциональным возможностям целевой системы.
  3. Внешний аудиторский контроль. Обязательным условием реализации проекта было участие третьей стороны, компании-консультанта из «Большой четвёрки» в области бухгалтерского и налогового учета по РСБУ и МСФО, которая должна была верифицировать все проектные решения с точки зрения корректности и полноты учета Lamoda.
  4. Сжатые сроки. Цель – запуск системы в январе 2024 года, так как финансовые блоки обеспечивают доставку данных для регламентированной отчетности. Новая возможность была бы доступна только в 2025 году.


Возможно ли кейс масштабировать в компании и применить для других участников рынка?

Да, возможно. Проект актуален для рынка, так как степень зависимости прибыльности торгового бизнеса от бесперебойной работы ИТ (как оборудования, так и ПО) является очень существенной. Цена 1 дня простоя торгового предприятия может достигать многих миллионов рублей. Всегда высок риск получить неработающую систему, причем не обязательно в связи с уходом зарубежного вендора с рынка РФ, устареть могли и некоторые отечественные или самописные решения. Поэтому задача перехода на ПО без подобных рисков является актуальной для каждого ритейлера.
Сокращение трудозатрат на 20%, снижение зависимости от зарубежного ПО на 50%, ускорение получения регламентированной отчетности на 25%
Результат
Описание кейса / решения

До внедрения проекта финансовый контур компании был реализован следующим образом:
  • финансовые процессы (НСИ, разноска накладных по непрямым закупкам, учет подотчетных лиц, формирование книг покупок и книг продаж), Казначейство (формирование заявок по непрямым закупкам, произведение оплаты, загрузка выписок и т.д.), закрытие периода производятся на базе зарубежной ERP-системы
  • бухгалтерская и налоговая отчетность в основном формировалась в MS Office Excel
  • учет ОС, НМА, лизинга и аренды проводился на базе 1С:Бухгалтерия КОРП, за исключением корректировок МСФО, которые также велись и ведутся в зарубежной ERP-системе.

Результаты проекта:
По итогу проекта за 10 месяцев были автоматизированы следующие процессы:

1. Бухгалтерский учёт, включая:
  • учет ОС и НМА, включая учет требований ФСБУ 6/2020 "Основные средства" и ФСБУ 25/2018 "Бухгалтерский учет аренды"
  • учет закупок канцелярии на всю группу у единого поставщика
  • инвентаризация ТМЦ
  • учет взаиморасчетов. Управление дебиторской и кредиторской задолженностью
  • учет претензионной работы с контрагентами
  •  учет затрат и доходов
  •  учет расчетов с персоналом по оплате труда и прочим расчетам
  •  учет кредитов и займов
  • учет имущественных налогов: транспортный налог и налог на имущество
  •  учет оценочных обязательств.

2. Налоговый учёт, включая:
  • автоматическое формирование проводок одновременно с бухгалтерским
  • ведение налоговых регистров
  • автоматический расчет сумм нормируемых расходов
  • учет НДС по всем кейсам, применяемым Lamoda
  • расчет баз для распределения налога на прибыль между обособленными подразделениями
  •  закрытие периода
  • процессы согласования первичных документов, поступивших как в бумажном варианте, так и по ЭДО.

3. Казначейство, включая:
  • формирование казначейских заявок, включая автоматическое формирование по условиям договоров и прочих условий
  • формирование "Реестра платежей"
  • возможность формирования платежного календаря с заданными периодом и периодичностью
  • фактическое исполнение платежей
  • финансовые инструменты
  • формирование отчетности в казначействе и по финансовым инструментам
  • валютный контроль
  • процессы согласования заявок и реестров платежей.

4. Учёт и отчетность по МСФО.

5. Финансовая отчетность.

В ходе проекта была выполнена успешная интеграция системы 1С:Управление холдингом с рядом ключевых внешних систем:
  • зарубежной ERP-системой
  • платформой EPM/BI
  • системой согласования договоров eCAP
  • с оператором ЭДО
  • настроен обмен с использованием сервиса Директ-банк
  • с рядом других систем, включая с 1С:УТ и 1С:ЗУП.

По НСИ были определены мастер-системы для ключевых справочников. Была проведена работа по миграции из исторической системы с необходимым изменением и донасыщением для целевой системы 1С:Управление холдингом.
Для целей сокращения рутинных операций и сокращения трудозатрат пользователей реализованы множество загрузок из MS Excel для формирования НСИ, автоматического заполнения и/или формирования документов.


Сроки реализации
март 2023 — январь 2024


Результаты ДО и ПОСЛЕ

До:
  • неподдерживаемая ERP-система.
  • несоответствие меняющимся требованиям бухгалтерского учета и финансовой отчётности.
  • риски использования устаревших форм бухгалтерской и налоговой отчетности.
  • правовые и финансовые риски.

После
  • российское программное обеспечение от компании 1С – 1С:Управление холдингом.
  • интеграция с системами, используемыми внутри группы компаний: 1С:УТ, 1С:ЗУП КОРП, 1С:Директ-банк, другими сервисами 1С и иных разработчиков, включая EPM/BI-систему Optimacros и ЭДО Контур-Диадок.
  • регулярные обновления ПО в части регламентированного учета.
  • снижение затрат на поддержку и развитие системы.








В чем полезность и уникальность кейса?

Инновационность проекта заключается в уникальной методологии управления проектом, которая используется в Odyssey Consulting Group Это позволило почти вдвое сократить срок внедрения, который для таких масштабов составляет свыше 1,5 лет, а также справиться с другими вызовами:

  1. Масштаб внедрения. Проект затронул всю финансовую систему компании, включая расчёты с миллионами клиентов и контрагентов. При этом было необходимо обеспечить бесшовный и безрисковый переход системы на новую платформу и сохранить уровень сервиса Lamoda, так как это является ключевым конкурентным преимуществом компании. Например, срок возврата денежных средств за товар в течение 10 дней.
  2. Обширная интеграционная составляющая. Процессы финансового контура Lamoda имеют высокую степень зрелости. Требовалось создать решение, которое позволило сохранить ключевые особенности этих процессов из исторической системы, одновременно улучшая и адаптируя их к функциональным возможностям целевой системы.
  3. Внешний аудиторский контроль. Обязательным условием реализации проекта было участие третьей стороны, компании-консультанта из «Большой четвёрки» в области бухгалтерского и налогового учета по РСБУ и МСФО, которая должна была верифицировать все проектные решения с точки зрения корректности и полноты учета Lamoda.
  4. Сжатые сроки. Цель – запуск системы в январе 2024 года, так как финансовые блоки обеспечивают доставку данных для регламентированной отчетности. Новая возможность была бы доступна только в 2025 году.


Возможно ли кейс масштабировать в компании и применить для других участников рынка?

Да, возможно. Проект актуален для рынка, так как степень зависимости прибыльности торгового бизнеса от бесперебойной работы ИТ (как оборудования, так и ПО) является очень существенной. Цена 1 дня простоя торгового предприятия может достигать многих миллионов рублей. Всегда высок риск получить неработающую систему, причем не обязательно в связи с уходом зарубежного вендора с рынка РФ, устареть могли и некоторые отечественные или самописные решения. Поэтому задача перехода на ПО без подобных рисков является актуальной для каждого ритейлера.
Сокращение трудозатрат на 20%, снижение зависимости от зарубежного ПО на 50%, ускорение получения регламентированной отчетности на 25%
Результат