Описание кейса / решения

До внедрения проекта финансовый контур компании был реализован следующим образом:

• финансовые процессы (НСИ, разноска накладных по непрямым закупкам, учет подотчетных лиц, формирование книг покупок и книг продаж), Казначейство (формирование заявок по непрямым закупкам, произведение оплаты, загрузка выписок и т.д.), закрытие периода производятся на базе зарубежной ERP-системы
• бухгалтерская и налоговая отчетность в основном формировалась в MS Office Excel
• учет ОС, НМА, лизинга и аренды проводился на базе 1С:Бухгалтерия КОРП, за исключением корректировок МСФО, которые также велись и ведутся в зарубежной ERP-системе.

Результаты проекта:
По итогу проекта за 10 месяцев были автоматизированы следующие процессы:

1. Бухгалтерский учёт, включая:

• учет ОС и НМА, включая учет требований ФСБУ 6/2020 "Основные средства" и ФСБУ 25/2018 "Бухгалтерский учет аренды"
• учет закупок канцелярии на всю группу у единого поставщика
• инвентаризация ТМЦ
• учет взаиморасчетов. Управление дебиторской и кредиторской задолженностью
• учет претензионной работы с контрагентами
•  учет затрат и доходов
•  учет расчетов с персоналом по оплате труда и прочим расчетам
•  учет кредитов и займов
• учет имущественных налогов: транспортный налог и налог на имущество
•  учет оценочных обязательств.

2. Налоговый учёт, включая:

• автоматическое формирование проводок одновременно с бухгалтерским
• ведение налоговых регистров
• автоматический расчет сумм нормируемых расходов
• учет НДС по всем кейсам, применяемым Lamoda
• расчет баз для распределения налога на прибыль между обособленными подразделениями
•  закрытие периода
• процессы согласования первичных документов, поступивших как в бумажном варианте, так и по ЭДО.

3. Казначейство, включая:

• формирование казначейских заявок, включая автоматическое формирование по условиям договоров и прочих условий
• формирование "Реестра платежей"
• возможность формирования платежного календаря с заданными периодом и периодичностью
• фактическое исполнение платежей
• финансовые инструменты
• формирование отчетности в казначействе и по финансовым инструментам
• валютный контроль
• процессы согласования заявок и реестров платежей.

4. Учёт и отчетность по МСФО.

5. Финансовая отчетность.

В ходе проекта была выполнена успешная интеграция системы 1С:Управление холдингом с рядом ключевых внешних систем:

• зарубежной ERP-системой
• платформой EPM/BI
• системой согласования договоров eCAP
• с оператором ЭДО
• настроен обмен с использованием сервиса Директ-банк
• с рядом других систем, включая с 1С:УТ и 1С:ЗУП.

По НСИ были определены мастер-системы для ключевых справочников. Была проведена работа по миграции из исторической системы с необходимым изменением и донасыщением для целевой системы 1С:Управление холдингом.
Для целей сокращения рутинных операций и сокращения трудозатрат пользователей реализованы множество загрузок из MS Excel для формирования НСИ, автоматического заполнения и/или формирования документов.


Сроки реализации
март 2023 — январь 2024


Результаты ДО и ПОСЛЕ

До:

• неподдерживаемая ERP-система.
• несоответствие меняющимся требованиям бухгалтерского учета и финансовой отчётности.
• риски использования устаревших форм бухгалтерской и налоговой отчетности.
• правовые и финансовые риски.

После

• российское программное обеспечение от компании 1С – 1С:Управление холдингом.
• интеграция с системами, используемыми внутри группы компаний: 1С:УТ, 1С:ЗУП КОРП, 1С:Директ-банк, другими сервисами 1С и иных разработчиков, включая EPM/BI-систему Optimacros и ЭДО Контур-Диадок.
• регулярные обновления ПО в части регламентированного учета.
• снижение затрат на поддержку и развитие системы.

В чем полезность и уникальность кейса?

Инновационность проекта заключается в уникальной методологии управления проектом, которая используется в Odyssey Consulting Group Это позволило почти вдвое сократить срок внедрения, который для таких масштабов составляет свыше 1,5 лет, а также справиться с другими вызовами:

1. Масштаб внедрения. Проект затронул всю финансовую систему компании, включая расчёты с миллионами клиентов и контрагентов. При этом было необходимо обеспечить бесшовный и безрисковый переход системы на новую платформу и сохранить уровень сервиса Lamoda, так как это является ключевым конкурентным преимуществом компании. Например, срок возврата денежных средств за товар в течение 10 дней.
2. Обширная интеграционная составляющая. Процессы финансового контура Lamoda имеют высокую степень зрелости. Требовалось создать решение, которое позволило сохранить ключевые особенности этих процессов из исторической системы, одновременно улучшая и адаптируя их к функциональным возможностям целевой системы.
3. Внешний аудиторский контроль. Обязательным условием реализации проекта было участие третьей стороны, компании-консультанта из «Большой четвёрки» в области бухгалтерского и налогового учета по РСБУ и МСФО, которая должна была верифицировать все проектные решения с точки зрения корректности и полноты учета Lamoda.
4. Сжатые сроки. Цель – запуск системы в январе 2024 года, так как финансовые блоки обеспечивают доставку данных для регламентированной отчетности. Новая возможность была бы доступна только в 2025 году.

Возможно ли кейс масштабировать в компании и применить для других участников рынка?

Да, возможно. Проект актуален для рынка, так как степень зависимости прибыльности торгового бизнеса от бесперебойной работы ИТ (как оборудования, так и ПО) является очень существенной. Цена 1 дня простоя торгового предприятия может достигать многих миллионов рублей. Всегда высок риск получить неработающую систему, причем не обязательно в связи с уходом зарубежного вендора с рынка РФ, устареть могли и некоторые отечественные или самописные решения. Поэтому задача перехода на ПО без подобных рисков является актуальной для каждого ритейлера.

Результат