Кейс «Эссен Продакшен АГ»: как повышение прозрачности системы KPI для мерчандайзеров привело к росту продаж на 29%
Эссен Продакшн АГ — крупный поставщик с большими матрицами по ассортименту, которые на уровне каждой торговой точки являются индивидуальными — зависят от особенностей магазина и корректировок торговой сети. То, что ассортимент отличается от точки к точке, усложняет работу визитному мерчандайзеру и приводит к таким ситуациям, когда сотрудник ориентируется на неактуальную матрицу, делает неактуальную работу, и в результате не выполняет свои KPI. И, соответственно, недополучает денег за свою работу. Плюс заполнение отчетности требует вносить много цифр (например, по остаткам на полке, промо-позициям, дополнительной выкладке).
Таким образом, несоответствие ожиданий и реальности по сумме выплаты демотивировало мерчандайзеров и усугублялось трудоемкостью рабочего процесса.
Критическим фактором была и задержка получения данных по KPI от 2 недель до месяца. Сотрудник видел свои результаты постфактум, да еще и с огромным интервалом, и не мог повлиять на свой результат. При этом и компания Эссен не получала того результата на полках в торговой точке, к которому стремилась.
Предстояло решить несколько задач:
Таким образом, несоответствие ожиданий и реальности по сумме выплаты демотивировало мерчандайзеров и усугублялось трудоемкостью рабочего процесса.
Критическим фактором была и задержка получения данных по KPI от 2 недель до месяца. Сотрудник видел свои результаты постфактум, да еще и с огромным интервалом, и не мог повлиять на свой результат. При этом и компания Эссен не получала того результата на полках в торговой точке, к которому стремилась.
Предстояло решить несколько задач:
- сделать систему учета KPI прозрачной,
- прийти к системе Perfect Store, чтобы в SFA у сотрудников отображались актуальные индивидуальные матрицы по каждой торговой точке,
- автоматизировать максимум процессов в SFA, чтобы сократить время на заполнение отчетов и их администрирование.
Описание кейса / решения
5.Также была изменена отчетность, которая формируется на базе заполненных анкет. И их обработка также была максимально автоматизирована для менеджмента. Вручную стали обрабатываться анкеты, по которым есть комментарии или зафиксированы неудовлетворительные результаты. Менеджеры агентства либо ставят команде задачи на исправление, либо подсвечивают Заказчику проблемы, которые нужно решить в ТТ (например, с поставками).
Сроки реализации
01.01.2025 — 30.04.2026
Результаты ДО и ПОСЛЕ
Несколько фактов по управлению проектом:
Консолидация всех данных в дашборды, которые обновляются в онлайн-режиме, улучшила контроль за проектом и позволила оперативно принимать важные управленческие решения и корректировать ситуацию в торговой точке.
В чем полезность и уникальность кейса?
Благодаря данной инициативе агентства Revolution в SFA-системе (Sales Force Automation - система управления продажами, широко используемая игроками рынка) появился абсолютно новый функционал, которого не было у этого разработчика и других участников рынка.
Такая автоматизация позволяет сделать систему расчета KPI максимально прозрачной для сотрудников – вплоть до прогноза по размеру выплат.
Это оказалось очень важным в текущей неблагоприятной ситуации с кадрами на рынке (закрытие агентств, столкнувшихся с претензиями ФНС, низкий уровень доверия сотрудников к компаниям и профессии).
Возможно ли кейс масштабировать в компании и применить для других участников рынка?
Масштабирование кейса не только возможно, но и желательно. Разработчик SFA-системы (компания Optimum) решил добавить этот функционал в свой продукт, чтобы он был доступен для других участников рынка. Это в целом благоприятно влияет на отрасль, так как делает сотрудничество компаний с мерчандайзерами прозрачным и предсказуемым, повышает доверие сотрудников к профессии мерчандайзера и облегчает наём персонала.
А это, в свою очередь, влияет на бизнес-результаты – как с точки зрения сокращения расходов на операционную часть, так и в плане роста продаж.
- Решение задачи начали с опроса полевой команды – и выяснили, какие именно сложности возникают сложности в работе мерчандайзера на уровне торговой точки (неактуальные ассортиментные матрицы, необходимость общения с ЛПР для получения данных, и проч.)
- На основе этой информации сформулировали пожелания по доработке SFA-системы для своего ИТ-подрядчика, так как готового решения на тот момент не было. Предложили практически полностью автоматизировать заполнение отчетности, плюс добавить функционал оценки результатов визита непосредственно на месте в торговой точке – с подсвечиванием моментов, которые нужно улучшить.
- Согласовали с Заказчиком (Эссен Продакшен АГ), что идем в эксперимент.
- Далее внедряли изменения в SFA-систему:
- Залили в SFA индивидуальные планы по торговым точкам, матрица корректировалась от визита к визиту, агентство делало сверки с сетью – и программа самостоятельно различала, какие позиции поставщика представлены в данной ТТ. Это сократило время на заполнение инфо по позициям, которых нет в точке. Мерчандайзер стал работать с актуальной матрицей – по индивидуальным для торговой точки KPI.
- В новой анкете большинство пунктов стали заполняться автоматически: подгружается часть данных по продажам (от ритейлера и поставщика), с помощью Image Reсognition заполняются поля анкеты.
- Во всплывающем окне появляется информация, на сколько процентов сотрудник выполнил KPI по той или иной задаче. Если сотрудника не удовлетворяет результат, он может вернуться и доделать/переделать то, что не засчиталось, и улучшить свой результат до 100%. Если по каким-то причинам не удалось достичь результата, то сотрудник оставляет комментарии в анкете, которые будут проверены вручную.
- Дополнительно на уровне анкеты ввели балльную систему, по которой сотрудник может видеть сумму в баллах, которая будет ему начислена за выполнение того или иного задания в рамках визита.
- Таким образом, главной задачей сотрудника стало четко сфотографировать полку, проверить значения, которые программа автоматически подставила в анкету визита. Доделать то, что можно, для достижения максимального результата. В случае необходимости – добавить вручную комментарии.
5.Также была изменена отчетность, которая формируется на базе заполненных анкет. И их обработка также была максимально автоматизирована для менеджмента. Вручную стали обрабатываться анкеты, по которым есть комментарии или зафиксированы неудовлетворительные результаты. Менеджеры агентства либо ставят команде задачи на исправление, либо подсвечивают Заказчику проблемы, которые нужно решить в ТТ (например, с поставками).
Сроки реализации
01.01.2025 — 30.04.2026
Результаты ДО и ПОСЛЕ
Несколько фактов по управлению проектом:
- При автоматическом заполнении анкет возросла корректность данных на 70%.
- Внедренный KPI в SFA позволил отслеживать результат на уровне каждой торговой точки, по каждому мерчандайзеру, а также получать консолидированную статистку в разрезе сети, региона. Итоговая сверка результатов показателей проекта показывает разницу от показателей онлайн в системе не более 7%.
- Через 3 месяца после внедрения новой системы мы провели опрос сотрудников. Более 90% подтвердили, что схема прозрачная и ей можно верить. Таким образом мы ликвидировали разрыв в ожиданиях и реальности сотрудников по заработку.
- В результате автоматизации все анкеты в режиме реального времени стали доступны менеджменту агентства и Эссен Продакшн. Проверка анкет стала быстрее на 20%. Бюджет на администрирование сократился на 2%.
Консолидация всех данных в дашборды, которые обновляются в онлайн-режиме, улучшила контроль за проектом и позволила оперативно принимать важные управленческие решения и корректировать ситуацию в торговой точке.
В чем полезность и уникальность кейса?
Благодаря данной инициативе агентства Revolution в SFA-системе (Sales Force Automation - система управления продажами, широко используемая игроками рынка) появился абсолютно новый функционал, которого не было у этого разработчика и других участников рынка.
Такая автоматизация позволяет сделать систему расчета KPI максимально прозрачной для сотрудников – вплоть до прогноза по размеру выплат.
Это оказалось очень важным в текущей неблагоприятной ситуации с кадрами на рынке (закрытие агентств, столкнувшихся с претензиями ФНС, низкий уровень доверия сотрудников к компаниям и профессии).
Возможно ли кейс масштабировать в компании и применить для других участников рынка?
Масштабирование кейса не только возможно, но и желательно. Разработчик SFA-системы (компания Optimum) решил добавить этот функционал в свой продукт, чтобы он был доступен для других участников рынка. Это в целом благоприятно влияет на отрасль, так как делает сотрудничество компаний с мерчандайзерами прозрачным и предсказуемым, повышает доверие сотрудников к профессии мерчандайзера и облегчает наём персонала.
А это, в свою очередь, влияет на бизнес-результаты – как с точки зрения сокращения расходов на операционную часть, так и в плане роста продаж.
Результат
На 23% сократилось количество открытых вакансий
На 2% сократился бюджет на менеджмент проекта
На 29% выросли продажи
На 2% сократился бюджет на менеджмент проекта
На 29% выросли продажи
Описание кейса / решения
5.Также была изменена отчетность, которая формируется на базе заполненных анкет. И их обработка также была максимально автоматизирована для менеджмента. Вручную стали обрабатываться анкеты, по которым есть комментарии или зафиксированы неудовлетворительные результаты. Менеджеры агентства либо ставят команде задачи на исправление, либо подсвечивают Заказчику проблемы, которые нужно решить в ТТ (например, с поставками).
Сроки реализации
01.01.2025 — 30.04.2026
Результаты ДО и ПОСЛЕ
Несколько фактов по управлению проектом:
Консолидация всех данных в дашборды, которые обновляются в онлайн-режиме, улучшила контроль за проектом и позволила оперативно принимать важные управленческие решения и корректировать ситуацию в торговой точке.
В чем полезность и уникальность кейса?
Благодаря данной инициативе агентства Revolution в SFA-системе (Sales Force Automation - система управления продажами, широко используемая игроками рынка) появился абсолютно новый функционал, которого не было у этого разработчика и других участников рынка.
Такая автоматизация позволяет сделать систему расчета KPI максимально прозрачной для сотрудников – вплоть до прогноза по размеру выплат.
Это оказалось очень важным в текущей неблагоприятной ситуации с кадрами на рынке (закрытие агентств, столкнувшихся с претензиями ФНС, низкий уровень доверия сотрудников к компаниям и профессии).
Возможно ли кейс масштабировать в компании и применить для других участников рынка?
Масштабирование кейса не только возможно, но и желательно. Разработчик SFA-системы (компания Optimum) решил добавить этот функционал в свой продукт, чтобы он был доступен для других участников рынка. Это в целом благоприятно влияет на отрасль, так как делает сотрудничество компаний с мерчандайзерами прозрачным и предсказуемым, повышает доверие сотрудников к профессии мерчандайзера и облегчает наём персонала.
А это, в свою очередь, влияет на бизнес-результаты – как с точки зрения сокращения расходов на операционную часть, так и в плане роста продаж.
- Решение задачи начали с опроса полевой команды – и выяснили, какие именно сложности возникают сложности в работе мерчандайзера на уровне торговой точки (неактуальные ассортиментные матрицы, необходимость общения с ЛПР для получения данных, и проч.)
- На основе этой информации сформулировали пожелания по доработке SFA-системы для своего ИТ-подрядчика, так как готового решения на тот момент не было. Предложили практически полностью автоматизировать заполнение отчетности, плюс добавить функционал оценки результатов визита непосредственно на месте в торговой точке – с подсвечиванием моментов, которые нужно улучшить.
- Согласовали с Заказчиком (Эссен Продакшен АГ), что идем в эксперимент.
- Далее внедряли изменения в SFA-систему:
- Залили в SFA индивидуальные планы по торговым точкам, матрица корректировалась от визита к визиту, агентство делало сверки с сетью – и программа самостоятельно различала, какие позиции поставщика представлены в данной ТТ. Это сократило время на заполнение инфо по позициям, которых нет в точке. Мерчандайзер стал работать с актуальной матрицей – по индивидуальным для торговой точки KPI.
- В новой анкете большинство пунктов стали заполняться автоматически: подгружается часть данных по продажам (от ритейлера и поставщика), с помощью Image Reсognition заполняются поля анкеты.
- Во всплывающем окне появляется информация, на сколько процентов сотрудник выполнил KPI по той или иной задаче. Если сотрудника не удовлетворяет результат, он может вернуться и доделать/переделать то, что не засчиталось, и улучшить свой результат до 100%. Если по каким-то причинам не удалось достичь результата, то сотрудник оставляет комментарии в анкете, которые будут проверены вручную.
- Дополнительно на уровне анкеты ввели балльную систему, по которой сотрудник может видеть сумму в баллах, которая будет ему начислена за выполнение того или иного задания в рамках визита.
- Таким образом, главной задачей сотрудника стало четко сфотографировать полку, проверить значения, которые программа автоматически подставила в анкету визита. Доделать то, что можно, для достижения максимального результата. В случае необходимости – добавить вручную комментарии.
5.Также была изменена отчетность, которая формируется на базе заполненных анкет. И их обработка также была максимально автоматизирована для менеджмента. Вручную стали обрабатываться анкеты, по которым есть комментарии или зафиксированы неудовлетворительные результаты. Менеджеры агентства либо ставят команде задачи на исправление, либо подсвечивают Заказчику проблемы, которые нужно решить в ТТ (например, с поставками).
Сроки реализации
01.01.2025 — 30.04.2026
Результаты ДО и ПОСЛЕ
Несколько фактов по управлению проектом:
- При автоматическом заполнении анкет возросла корректность данных на 70%.
- Внедренный KPI в SFA позволил отслеживать результат на уровне каждой торговой точки, по каждому мерчандайзеру, а также получать консолидированную статистку в разрезе сети, региона. Итоговая сверка результатов показателей проекта показывает разницу от показателей онлайн в системе не более 7%.
- Через 3 месяца после внедрения новой системы мы провели опрос сотрудников. Более 90% подтвердили, что схема прозрачная и ей можно верить. Таким образом мы ликвидировали разрыв в ожиданиях и реальности сотрудников по заработку.
- В результате автоматизации все анкеты в режиме реального времени стали доступны менеджменту агентства и Эссен Продакшн. Проверка анкет стала быстрее на 20%. Бюджет на администрирование сократился на 2%.
Консолидация всех данных в дашборды, которые обновляются в онлайн-режиме, улучшила контроль за проектом и позволила оперативно принимать важные управленческие решения и корректировать ситуацию в торговой точке.
В чем полезность и уникальность кейса?
Благодаря данной инициативе агентства Revolution в SFA-системе (Sales Force Automation - система управления продажами, широко используемая игроками рынка) появился абсолютно новый функционал, которого не было у этого разработчика и других участников рынка.
Такая автоматизация позволяет сделать систему расчета KPI максимально прозрачной для сотрудников – вплоть до прогноза по размеру выплат.
Это оказалось очень важным в текущей неблагоприятной ситуации с кадрами на рынке (закрытие агентств, столкнувшихся с претензиями ФНС, низкий уровень доверия сотрудников к компаниям и профессии).
Возможно ли кейс масштабировать в компании и применить для других участников рынка?
Масштабирование кейса не только возможно, но и желательно. Разработчик SFA-системы (компания Optimum) решил добавить этот функционал в свой продукт, чтобы он был доступен для других участников рынка. Это в целом благоприятно влияет на отрасль, так как делает сотрудничество компаний с мерчандайзерами прозрачным и предсказуемым, повышает доверие сотрудников к профессии мерчандайзера и облегчает наём персонала.
А это, в свою очередь, влияет на бизнес-результаты – как с точки зрения сокращения расходов на операционную часть, так и в плане роста продаж.
Результат
На 23% сократилось количество открытых вакансий
На 2% сократился бюджет на менеджмент проекта
На 29% выросли продажи
На 2% сократился бюджет на менеджмент проекта
На 29% выросли продажи